1С первичные документы

Реквизиты первичной документации

Сводные и первичные документы составляются на бумажных (машинных) носителях и содержат обязательные реквизиты:

1) документ (название);

2) дата;

3) место составления;

4) название предприятия (кто составляет);

5) содержание и объем данной операции, единицы измерения;

6) должность лиц, которые отвечают за проведение хозяйственной деятельности, правильность их оформления;

7) личная подпись/подписи лиц, которые позволяют идентифицировать лицо, оформлявшее документ.

Информация, которая имеется в первичных документах, воспроизводится в регистрах учета, через «двойную запись». В случае если операция проделана в иностранной валюте, то в учетных регистрах сумму также записывают в иностранной валюте.

Своевременность и качество оформления – это главные аспекты во время передачи первичных документов в бухгалтерию. Данные, которые имеются в этих документах, должны быть достоверными и правдивыми.

Все работники, которые имеют право подписи в первичных документах первоначально согласовывают всю информацию с руководителем фирмы или с главным бухгалтером. Документы, связаные с оформлением финансовых средств хозяйственной части, подписывают только руководитель или главный бухгалтер.

Право подписи в первичных документах могут иметь и другие работники организации, но их перечень должен быть первоначально утвержден руководителем, а также согласован с главным бухгалтером.

Классификация первичной документации

Вся первичная документация делится на внешнюю и внутреннюю. Внешние документы приходят из других фирм, организаций, предприятий. Внутренние документы составляются и формируются в самой фирме и имеют следующую классификацию:

1) организационно-распорядительная документация. К таким документам относятся распоряжения, приказы, доверенности, указания. Они позволяют проведение всевозможных хозяйственных операций;

2) оправдательная документация. Сюда относятся накладные, приходные ордера, акты приемки, требования и т.п. Такой вид документов свидетельствуют о проведении хозяйственной деятельности, а информацию, которую они содержат, записывают в учетные регистры. Такие документы, как расходный кассовый ордер, платежная ведомость, могут быть и разрешительным и оправдательным видом документа;

3) документация бухгалтерского оформления.

Документооборот – это правильное ведение первичных документов и утверждение срока (графика) движения, сдачи внутренних документов, а также поступление их в бухгалтерию.

Особенности учетного регистра

Определение, что такое «учетный регистр» закон не предоставляет, но очерчивает все необходимые требования к ним. Попробуем обозначить это понятие.

Классифицированная и сгруппированная информация, которую формирует организация (фирма) о проделанных хозяйственных действиях (оплата за товар, выдача наличных денег и т.п.), сохраненная в бумажном или электронном виде с целью дальнейшего учета для бухгалтерской отчетности – называется учетным регистром.

Учетные регистры в ходе оформления должны располагать следующими данными:

  • название;
  • период регистрации;
  • фамилия, подпись и другая информация, которая идентифицирует личность, оформлявшую документацию.

Хозяйственные операции должны быть зафиксированы в том учетном периоде, когда их исполняли.

Если организация (фирма) ведет учет на электронных носителях, то она должна изготовить копии в случае требования других участников проделанной деятельности, а также правоохранительных органов и органов, которые совершают проверку в рамках их компетенции, что предусмотрено законодательством.

Учетные регистры (по своему содержанию) делятся на аналитические, синтетические, комбинированные.

Работа любого предприятия – это работа с первичной документацией, как неотъемлемой части. Именно эти документы хранят в себе информацию всех дальнейших расчетов и отчетов. Важно не допустить пропажу или ликвидацию хотя бы одного первичного документа, так как они подтверждают получение или расход денежных средств. Отсутствие одного документа приведет к дальнейшей неправдивой отчетности, а в бухгалтерии это недопустимо.

Всю ответственность за несвоевременное оформление и сдачу документов, а также за недостоверность отраженной в них информации несут личности, которые подписывают данный документ.

Изъять первичные документы имеют право только соответствующие органы в пределах их компетенции, что предусмотрено законодательством.

Основные моменты

Согласно законодательству, любая хозяйственная операция должна сопровождаться документами. Бухгалтерский учет должен вестись в организации с момента ее регистрации.

На основании учета оформляется отчетность для налоговой инспекции и прочих служб. Операции хозяйственного характера должны отражаться в регистре бухгалтерского учета.

Первичная документация может оформляться на бумажном или машинном носителе. Во втором случае руководство предприятия должно изготовить копии в бумажном варианте для других участников операции.

Во время работы с первичной документацией (ПД) могут допускаться ошибки. Например:

  • используется форма, которую не утвердили приказом;
  • в документах отсутствуют реквизиты;
  • нет лиц, которые обладают правом подписывать ПД;
  • кассовые документы содержат поправки;
  • запись ведется карандашом;
  • свободные графы не содержат прочерк;
  • нет печати.

При получении бухгалтерских данных происходит:

  1. Предварительная работа перед оформлением документации.
  2. Оформление ПД.
  3. Их утверждение.
  4. Обработка первичных данных.

В первичном документе отображается:

  • название предприятия;
  • юридический адрес (месторасположение);
  • номер счета и прочая информация.

Требования:

Документ необходимо составлять Во время осуществления операции или после нее
Обязательные реквизиты Дата, название организации и документа, содержание операции и ее измерители, ответственные лица и их подписи
Форма должна быть стандартной Утвержденная службой статистики
Исправления В документах не допустимы
Хранение обязательно

Дата в первичных документах ставится та, которая являлась днем осуществления операции. Бывает разовая и накопительная.

Разовая первичная документация (расчеты, платежи) используется единожды для подтверждения проведения операции, после чего отправляются в бухгалтерию.

Накопительная (карты, наряды) используется в течение месяца или квартала, если операции повторяются. После того, как документ принят, информация с него переносится в регистр.

Если документы по каким-либо причинам пропали, необходимо:

С помощью приказа назначить комиссию Которая будет расследовать причины утери. Если имеется необходимость, то можно привлекать следственные органы
Принять меры для восстановления документов Например, взять в банке выписки по счетам или попросить договоры и акты у контрагентов

Если документы восстановить не удалось, налоговую инспекцию уведомлять об этом не обязательно. В любом случае, штрафа избежать не удастся.

Плательщику налогов предлагается несколько вариантов:

  • восстановить хотя бы некоторые документы;
  • сделать исправительные записи в налоговой декларации на прибыль;
  • во время налоговой проверки предоставить возможность инспектору определить сумму, которую придется выплатить в бюджет государства.

Для правильного ведения списка документации существует график документооборота. Им определяются сроки движения, порядок передачи документов.

Снимать копии с документов имеет право бухгалтер, но только в присутствии представителей органов налоговой службы. Для этого необходимо указать им основание.

Изымать первичные документы разрешено только органам налоговой службы. Производиться оно должно в присутствии руководящих органов учреждения.

Определения

Первичный учет Начальная стадия восприятия регистрации операций, которые характеризуют происходящие в компании действия
Первичный документ Документ, в котором содержится информация о проведении на предприятии хозяйственной операции. Данный документ подтверждает ее осуществление
Хозяйственная операция Событие, на основании которого произошли изменения в структуре активов, капитале организации
Обработка первичных бухгалтерских документов Это проверка документации на наличие правильности оформления, заполнения реквизитов и других сведений
Учетный регистр Специальные листы бумаги, необходимые для регистрации и обработки данных, их учета. Информация в регистре является коммерческой тайной
Внешние документы Те, которые поступают из других учреждений, например, из банка, налоговой службы. Это платежи, счета
Внутренние Оформляются на предприятии

Что относят к первичным документам

Первичные документы подразделяются на несколько типов – организационно-распорядительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления.

К первым относятся приказы начальства, распоряжения и различные указания. Необходимы для разрешения проведения операций. Оправдательные – накладные, требования, акты.

В подобной документации отображается факт проведения операций. Информация, которую они содержат, вносится в Регистр. Некоторые документы могут являться и разрешительными, и оправдательными.

Документы, которые приходят к бухгалтеру, проверяются на:

Форму Правильное оформление и заполнение, точность реквизитов и данных
Арифметические подсчеты
На наличие противоречий и расхождений

В первичных документах обязательно указывается:

  • название документа и дата его составления;
  • наименование учреждения, от имени которого оформлялся документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • перечень лиц, ответственных за проведение операции;
  • подписи.

Действующие нормативы

Согласно Федеральному закону № 129 от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете» первичные документы подлежат хранению сроком не менее 5 лет.

На основании 18 статьи закона «О бухгалтерском учете», в случае отказа от ведения бухгалтерского учета грозит уголовная или административная ответственность.

120 статья Налогового кодекса Российской Федерации гласит, что за нарушение учета доходов и расходов налагается штраф размером 5 тысяч рублей.

9 статья закона «О бухгалтерском учете» не допускает исправление ошибок в первичной документации бухгалтерии.

Как осуществляется обработка первичных бухгалтерских документов на предприятии

Сбор и обработка – обязательный этап перед использованием документации. Документы, поступающие в бухгалтерию, должны тщательно проверяться.

Если они составлены неправильно или не в полной мере, то возвращаются обратно для пересмотра, исправления ошибок.

Как осуществляется исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах смотрите в статье: исправления в первичных документах.

Как это первичные бухгалтерские документы, .

В случае обнаружения ошибки в реквизитах или подделки документа, они не отсылаются, а остаются в бухгалтерии, чтобы привлечь виновного к ответственности.

В результате проверки могут обнаруживаться ошибки. Их можно разделить на следующие типы:

По причине возникновения Неграмотность бухгалтера, небрежное отношение, неисправная вычислительная техника
По месту обнаружения В самом тексте документа, во время внесения в регистр
По значению Ошибки в дате

Ошибки в первичной документации не допустимы. Если они все же возникли, то исправлять необходимо следующим образом:

Тонкой линией перечеркивается неправильная запись или цифра Таким образом, чтобы ее было видно
Над исправлением Пишется правильная запись
На полях сделать отметку «исправлено» Обязательна подпись ответственного лица и дата исправления

На кого возложена ответственность

Все документы, поступающие в организацию, сразу же направляются в отдел делопроизводства. Обработкой может заниматься сотрудник данного отдела или секретарь учреждения.

Ответственность за содержание информации, которая передается, возлагается на того человека, который подготовил документ к передаче, а также на руководящее лицо организации.

Правом подписи первичных документов обладает руководитель организации и главный бухгалтер. Разрешается подписывать иными лицами, но их должен утвердить руководитель предприятия.

Технология приема входящих документов

Приемом и первичной обработкой поступающих документов занимается секретарь-референт или работник делопроизводственной службы.

Документы, которые поступают, проходят несколько этапов:

  • Первичная обработка.
  • Предварительное рассмотрение.
  • Регистрация.
  • Рассмотрение руководством.
  • Отправка на исполнение.
  • Его контроль.
  • Непосредственно процесс исполнения.
  • Подшивка документации.

Сначала необходимо проверить относится ли документ к бухгалтерским. К таковым не относятся – черновые варианты, записки, вырезки из газет.

В документе должны присутствовать реквизиты определенной организации или сотрудника. Если он не относится к предприятию, то необходимо отправить его обратно.

Обязательны к проверке реквизиты, в них не должно быть ошибок. Также необходимо проверить период документа – за квартал, год, или месяц. Это необходимо для того, чтобы определить, брать ли документ на учет.

Предварительное рассмотрение

При получении документации необходимо проверить, правильно ли доставлена корреспонденция. Если адрес указан не тот, то необходимо документы переправить в нужное место.

Конверт вскрывается и оценивается состояние документов, например, нет ли повреждений в тексте, в наличии ли приложения. Если на конверте стоит отметка «лично», то открывать его нельзя.

После этого конверт подлежит уничтожению. Но если на штемпеле стоит дата отправки или получения, то конверт подкладывается к документу.

В случае обнаружения повреждений необходимо оформить акт, один экземпляр которого направляется получателю.

Если письмо заказное, необходима расписка. Если имеется надпись «срочно», то нужно ставить дату получения и время.

Предварительное рассмотрение необходимо для распределения документации на те, которые должны рассмотреть руководящие органы организации. Цель – упрощение работы, ускорение движения документации.

В чем заключается процесс обработки

После проверки документы подлежат обработке. Состоит она из следующих этапов – таксировка, группировка, контировка, гашение. Таксировка проводится с целью оценки операции, которые фиксируются в документах.

При этом указывается цена и сумма. Это перевод натуральных показателей в обобщающие. Например, в документах указываются часы, дни работы. Их количество умножается на стоимость единицы времени.

Группировка – подбор документации по определенным признакам. Например, кассовые, расчетные. С помощью этого этапа ведение учета происходит быстрей и легче.

Контировка – указание номера счетов учета бухгалтерии, то есть обозначение дебета и кредита. Гашение – постановка отметки «оплачено» или штампа.

Список необходимых первичных документов в бухгалтерии смотрите в статье: что относится к первичным документам.

Порядок заполнения первичных документов по кассе, .

Коковы обязательные реквизиты первичных документов, .

Используется для предупреждения повторного использования документа, поступающего в организацию. Документы бывают входящие и исходящие.

Обработка входящих включает:

  • проверку правильности доставки;
  • целостность вложенных документов;
  • их физическое состояние;
  • установление факта получения;
  • подготовку к выполнению документов;
  • передачу адресату.

Исходящие документы отправляются в различные учреждения. Направляться могут докладные, отчеты, письма и другое.

Обработка исходящей документации включает в себя:

  • составление чернового варианта;
  • подготовку проекта;
  • согласование с руководством;
  • заверение;
  • отправку.

После полной обработки документация подшивается и сдается в архив на хранение.

Таким образом, первичная документация бухгалтерии обязательна к проверке и обработке. Это касается приказов, распоряжений, различных уведомлений, актов.

После обработки документы необходимо подшить и отправить в архив. Согласно законодательству, первичная документации хранится не менее 5 лет.

Предыдущая статья: Исправления в первичных документах Следующая статья: Право подписи первичных документов>Поддержка первички в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)

Формы первичных документов

В «1С:Бухгалтерии 8», как и до вступления в силу Федерального закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ), поддерживается использование форм первичной учетной документации, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Такая поддержка касается как первичных документов, формы которых Закон № 402-ФЗ применять не обязывает, так и документов, формы которых установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании иных федеральных законов.

По-прежнему обязательными для применения являются унифицированные формы, утвержденные Банком России (приложения к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П). К ним, относятся, например, платежные поручения и требования. Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из раздела Банк и касса.

Обязательными остаются и кассовые документы (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, расчетно-платежные ведомости и т. д. Формы указанных документов утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из разделов Банк и касса и Зарплата и кадры.

Что касается таких документов, как, например, товарная накладная, авансовый отчет, приказ о проведении инвентаризации, акт инвентаризации расчетов, то при отражении в программе соответствующих фактов хозяйственной деятельности, как и раньше, в качестве печатных форм указанных документов предлагаются унифицированные формы (формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22, № ИНВ-17).

Напомним, что счет-фактура не является первичным документом! Это документ налогового учета.

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ).

В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Изменять формы указанных документов не допускается, в то же время, добавление дополнительных реквизитов в форму счета-фактуры не противоречит нормам главы 21 НК РФ. Именно это обстоятельство, наряду с отменой обязательного применения унифицированных форм документов позволило ввести в оборот форму универсального передаточного документа (УПД) как не противоречащего законодательству.*

Примечание:
* О применении УПД в качестве альтернативы счету-фактуре и накладной (или акту выполненных работ, оказанных услуг) мы писали в «БУХ.1С» № 1 за 2014 год на стр. 13.

Напомним, что печатная форма УПД доступна как из формы документа реализации, так и из формы выданного на реализацию счета-фактуры. Таким образом, пользователям программы «1С:Бухгалтерия 8» доступны унифицированные формы первичных учетных документов, форма УПД, а также формы, которые предложены разработчиками программы в качестве помощи пользователю. Такие формы представляют особый интерес.

Отметим, что развитие печатных форм документов в программе началось давно. Еще в «1С:Бухгалтерии» предыдущих поколений формировались документы, формы которых отсутствовали в альбомах унифицированных форм: акт об оказании услуг, акт сверки взаиморасчетов, бухгалтерская справка.

В последнее время список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые расчетные документы в удобной наглядной форме. Один из таких «хитов» — справка-расчет Рублевые суммы документа в валюте (рис. 1).

Рис. 1. Справка-расчет рублевых сумм документа в валюте

Целая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца.

Эти справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме документа Закрытие месяца.

Обращаем ваше внимание, что за последнее время список регламентных операций пополнился новыми автоматизированными обработками и сопутствующими им справками-расчетами:

  • Расчет налога УСН;
  • Расчет налога на имущество;
  • Расчет транспортного налога;
  • Расчет земельного налога.

Доступ ко всем справкам-расчетам осуществляется также по одноименной гиперссылке на панели навигации из раздела Операции (рис. 2).

Рис. 2. Все доступные справки-расчеты

По гиперссылке Все отчеты пользователь получает доступ одновременно ко всем имеющимся в программе отчетам (за исключением стандартных и регламентированных отчетов), включая отчеты для руководителя, регистры бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства, регистры налогового учета по налогу на прибыль, справки-расчеты по бухгалтерскому и налоговому учету, а также документы и справки, относящиеся к функционалу кадрового учета и зарплате (рис. 3).

Рис. 3. Все доступные отчеты (за исключением стандартных и регламентированных)

Подробнее о развитии справок-расчетов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в статье на сайте.

Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм.

Напоминаем, что состав документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, а также формы первичных учетных документов должен определить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

ИС 1С:ИТС

Подробнее о первичных учетных документах см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *