Как заверить копию приказа

Какие документы оформить, чтобы наделить специалиста отдела кадров правом заверять копии документов?

Ответ на вопрос:

Для заверения копий документов специалисту отдела кадров понадобится доверенность от руководителя организации.

Заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1.25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица с печатью (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР, Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X).

Таким образом, заверение копий документов отнесено к полномочиям руководителя организации. В свою очередь руководитель вправе делегировать свои полномочия другому работнику путем оформления доверенности (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Совет: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, так чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Пример оформления копии приказа

В отдел кадров обратилась секретарь Е.В. Иванова с заявлением выдать ей копию приказа о приеме на работу. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила сотруднику надлежащим образом копию приказа о приеме на работу.

Из ответа «Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника»

  1. Ситуация: Как оформить копию документа по запросу сотрудника
    • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
    • должность лица, заверившего копию;
    • его личную подпись;
    • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
    • дату заверения;
    • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).
  2. Ситуация: Как оформить доверенность на временное предоставление сотрудником полномочий руководителя организации

Если устав организации не предусматривает разделения полномочий руководителя организации на нескольких сотрудников и возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если срок в доверенности не указан, то она будет действовать в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выдана безотзывная доверенность (п. 2 ст. 188 ГК РФ). Такую доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо указаны в самом документе (ст. 188.1 ГК РФ). Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.

Из ответа «Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С уважением и пожеланием комфортной работы, Роман Кондратюк,

эксперт Системы Кадры

>Приказ на заверение документов образец

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

  • <или>главой местной администрации;
  • <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизитыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33.

Реквизит Чем предусмотрен Примечания
1 Заверительная надпись Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Руководительп. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работникПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборотеПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности
3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетсяПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05. Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5 Печать Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  • <или>копии собственных документов;
  • <или>копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии

7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК
Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Руководитель кадровой службы И.А. Иванова
М. П.

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  • <или>отдельно заверить каждый лист копии;
  • <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@:

  • заверительную надпись;
  • подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
  • печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст. 91 Закона об АО.

***

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

  • Темы:
  • Кадровое делопроизводство
  • Система Кадры

Вопрос Для обучения работников нашей организации в учебную организацию необходимо предоставить копии документов заверенные подписью и печатью организации. Подскажите пожалуйста могу ли я как кадровик заверить эти копии документов если меня никто не уполномочивал это делать или же это должен сделать руководитель нашей организации?Заранее спасибо. Ответ Ответ на вопрос: Если кадровик не наделен полномочия по заверению копий документов, то он не может заверять копии документов от имени организации. Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» http://www.1kadry.ru/#/document/99/901872749/?step=106.

Приказ о праве подписи кадровых документов

ЗА БУКВОЙ ЗАКОНА Тимошкина Ю. В.,главный государственный инспектор ИФНС РФ № 5 по г. Москве, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса Любая организация сталкивается с необходимостью представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия, а заверенная надлежащим образом.
Законодательное определение понятия «копия документа» отсутствует. Однако, согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки.
Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее. В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т. д.

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью. В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

По закону Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами. В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее. В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

  • ГОСТ Р 6.30-2003.

Приказ о заверении копий кадровых документов

  • Инфо Заверять должно уполномоченное лицо.
  • Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).
  • При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными. Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: М.П. Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А.

    А. Иванов Дата Кто вправе заверять В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица. Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.
    ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендовано при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставлять заверительную надпись: «Верно» директор И в а н о в /Иванов В. В./01.08.2014 Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются руководителем, кадровыми работниками или сотрудниками бухгалтерии. В отличие от оригинала документа, на котором в установленных случаях проставляется оттиск печати организации, копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (например, печатью отдела кадров организации). При выдаче копий документов, связанных с выполняемой сотрудником работой, в организации необходимо обратить внимание на то, что, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл.

    Как заверить копию документа надлежащим образом

    7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп.

    «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв.

    Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8). При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно. Примечание Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв.

    ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1): (или)

    Должны ли мы и вправду выдать ему оригинал трудовой или можно обойтись заверенной нашей организацией копией? Читайте также: По общему правилу трудовая книжка работника хранится у работодателя. Согласно законодательству на руки этот документ выдается только при увольнении (п.

    35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв.

    постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

    В иных случаях работодатель обязан выдавать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил). Ответственность за сохранность трудовой книжки (даже в том случае, если она выдана работнику) лежит на специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0).

    При обращении в органы Пенсионного фонда РФ (далее – ПФР) за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2–4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее – Перечень)

    Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде

    Кроме того, в ст.

    89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч.

    8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению? Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч.

    1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы.

    Могу ли я перед тем, как поставить подпись об ознакомлении, требовать копию приказа должным образом заверенную?

    Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

    И еще, виза об ознакомлении должна содержать название приказа или может быть только номер приказа?

    Работодатель не обязан работнику делать 2-ую копию приказа.

    Но попросить можно. А вообще попросите работодателя сделать копию трудовой книжки и заверить ее печатью организации, если запись в трудовой сделана, значит вас оформили. Копию обязаны предоставить по требованию работника. По письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему все документы, касающиеся его трудовой деятельности в трехдневный срок. Трудовой договор делается в двух экземплярах-по оригиналу для каждой из сторон,а вот приказ один,поэтому по требованию работника все документы связанные с работой, копии этих документов он вправе получить,по ТК РФ Как правило копия приказа о приёме хранится в личном деле работника.

    А зачем вам нужен этот ворох бумаг.

    Согласна с Инспектором. По заявлению работника заверенная копия приказа должна быть предоставлена в трехдневный срок.

    Требовать то вы можете. Лучше- попросить.

    Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно. Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии, :

    1. главой местной администрации;
    2. специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

    О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах.

    Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя.

    Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X

    «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

    (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия).

    ПОЗИЦИЯ ФАС Если копии документов не заверены надлежащим образом, то они не могут рассматриваться арбитражным судом в качестве надлежащих доказательств. Частью 8 ст. 75 АПК РФ установлено, что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

    Главное — не забудьте взять с собой оригинал!

    Для суда Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны. При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.

    Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного

    Обязательно ли копии приказов заверять печатью?

    На вопрос о том, обязательно ли заверять копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и в подведомственные организации, печатью, может быть только один ответ: да, копии приказов должны быть заверены печатью. Только в этом случае копия будет иметь статус документа.

    Не заверяются печатью копии документов только в том случае, если копии помещаются в дела того подразделения, где они изготовлены. Все о вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. В делопроизводстве различаются понятия «копия» и «заверенная копия», и только заверенная копия является юридически значимым документом.

    ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет эти понятия следующим образом:

    • копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
    • заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

    Для заверения копий используется реквизит «Отметка о заверении копии»: Должность Подпись Инициалы, фамилия Дата Печать Копии документов заверяются печатью организации.

    Это положение установлено Указом Президиума Верховного Совета СССР

    «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

    от 04.08.1983 № 9779-Х, где, в частности, говорится следующее: «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на того должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

    Поскольку печать, по норме указа, ставится на подпись руководителя, то это может быть только печать организации. Право заверять копии документов руководитель может делегировать другому должностному лицу. Для этого издается приказ, которым руководитель предоставляет право заверять копии, например, руководителю службы ДОУ или руководителю службы персонала.

    На подписи должностных лиц, которым делегировано право заверять копии документов, также ставится печать организации.

    — 22.03.2017, 22:14 Содержание Кадровику срочно нужен приказ о возложении обязанностей. Работник организации обратился с просьбой заверить ему копию трудовой книжки.

    Он оформляет ипотеку и без этого документа не обойтись.

    До этого сотрудники с аналогичными просьбами в отдел кадров не обращались, и ответственное лицо руководителем не назначено.

    Кто может заверять копии документов?

    Как подготовить кадровый приказ о заверении копии документов ответственным сотрудником? Давайте, разбираться. Компания-работодатель должна выдать работнику заверенную копию трудовой книжки или иного документа, связанного с работой.

    Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней с момента обращения сотрудника (ст. 62 ТК РФ). Копия должна быть заверена в установленном законе порядке (п.

    3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). В частности, на ней должна стоять подпись лица, ответственного за заверение, его должность и ФИО.

    По умолчанию заверять копии может директор организации, ведь именно он действует от ее имени на основании Устава. Но как быть, если у директора нет на это времени? Выход один, назначить ответственного.

    Сделать это можно, выпустив приказ о заверении копии документов. Образец такого приказа поможет кадровику решить возникшую задачу. Намного легче подготовить приказ на право заверения копий документов, образец которого находится перед глазами.

    Не нужно изобретать велосипед, достаточно просто переработать образец под свои нужды. При составлении кадровых приказов необходимо придерживаться правил, установленных для оформления первичных документов. Главное, чтобы были в наличии все обязательные реквизиты (ст.

    9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

    • название приказа;
    • дата составления приказа;
    • название организации, которая составила приказ;
    • описание операции;
    • название должности ответственного лица, его подпись и расшифровка подписи.

    На практике приказы выпускают на фирменном бланке организации, где содержится полная информация о ней, включая местонахождение (пункт 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ).

    Если такого бланка у организации нет, то место составления документа следует указать непосредственно в самом приказе, руководствуясь принципами административно-территориального деления. Без обязательных реквизитов приказ считается не соответствующим нормам, установленным для первичных учетных документов.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями: Комментарии Читать также: 7.03.2019 20.03.2019 20.03.2019 3.04.2019

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *