Материально ответственные лица до проведения инвентаризации

Содержание

Что собой представляет инвентаризация?

Это метод проверки достоверности и правдивости документации организации на предмет наличия имущества в наличной и безналичной форме и его качественного состояния. Объектом инвентаризации выступает любое имущество предприятия как учтённое, так и не находящееся на балансе.

Иными словами, необходимость её проведения заключается в том, чтобы руководитель мог видеть полную картину происходящего на фирме с целью правильного принятия решения относительно ведения внутренней и внешней политики.

Важно! Периодичность осуществления инвентаризации определяется руководством путём отражения соответствующих положений в учётной политике организации.

Порядок проведения плановых и внезапных проверок оформляется приказом и подписывается руководителем.

В качестве основных целей инвентаризации принято выделять:

  • предотвращение порчи и кражи имущества;
  • недопущение задержки по оплате налогов и других обязательных платежей, а также по расчётам с контрагентами;
  • определение порядка и условий хранения продукции на складе, предназначенной для продажи;
  • обнаружение залежавшихся товаров;
  • проверка точности отражения всех операций в регистрах бухгалтерского учёта;
  • выявление неучтённых сделок.

При каких обстоятельствах проводится?

  1. При подозрении возможности порчи.
  2. При установлении факта пропажи.
  3. При увольнении материально ответственного лица.
  4. При смене учредителя.
  5. В отдельных случаях при замене бригадира.
  6. При наступлении форс-мажорных обстоятельств.
  7. При ликвидации хозяйствующего субъекта.
  8. В случае вынесения такового решения судом либо другим органом, уполномоченным на это.
  9. В других случаях, закреплённых текущим законодательством.

Внимание! В случае, если по итогам сверки имеет место расхождение между фактическим состоянием активов и отражённым в документации, при составлении отчётности указанные расхождения отражаются в том периоде, в котором была осуществлена инвентаризация.

  • Какими нормативными правовыми актами надлежит руководствоваться?

    В первую очередь проверка, как и любое действие, должно быть согласовано с нормами Конституции РФ.

    Учитывая, что инвентаризация рассматривается как один из элементов бухгалтерского учёта, при её наступлении следует изучить и следовать положениям, закреплённым Федеральным Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

    Для того чтобы понять регламент, установить, в какие сроки и при наступлении каких событий в обязательном порядке должна быть осуществлена инвентаризация, необходимо руководствоваться законными, подзаконными актами РФ и отраслевыми стандартами.

    Более подробно правила закреплены в актах Минфина РФ: в положениях и методических рекомендациях (Приказы от 13.06.1995 № 49 и от 29.07.1998 № 34н). В данных документах раскрывается понятийный аппарат, регламентируется процесс инвентаризации всех видов как имущества, так и финансовых обязательств экономического агента.

    Это и основные фонды, и нематериальные активы, и незавершённое производство, и расчёты, и денежные средства.

    Также чётко установлено, каким образом регулировать инвентаризационные разницы и как данные результаты подлежат оформлению.

    Расписка материально ответственного лица

    Рассматриваемый процесс проходит через три стадии:

    1. подготовка;
    2. сбор данных, сверка и расчёты;
    3. подведение результатов и запись в регистрах бухучёта.

    Однако важно отобразить этапы более подробно. На первоначальном этапе создаётся комиссия, которая действует на постоянной основе (в отдельном случае её обязанности может выполнять ревизионная комиссия).

    В её состав обычно входят лица, занимающие должности в:

    • администрации субъекта;
    • бухгалтерии;
    • департаменте внутреннего аудита;
    • сторонних аудиторских организациях;
    • других отделах.

    Важно! Чтобы избежать ситуации с признанием итогов проверки недействительными, обязательно должны присутствовать все специалисты, определённые в данную группу.

    На этом же этапе материально ответственному лицу надлежит подготовить расписку. Она необходима для того, чтобы подтвердить осведомлённость данного лица о прохождении в настоящее время инвентаризации. Кроме того, в ней указывается, что на момент начала проверки все требующиеся приходные и расходные ордера сданы в бухгалтерскую службу. В свою очередь комиссия визирует документ.

    В обязанности комиссии входит также ознакомление данного сотрудника с результатами инвентаризации.

    Если в итоге выявляется недостача, то директор отдаёт распоряжение о начале служебного расследования путём издания приказа, реквизиты которого следующие:

    1. номер приказа;
    2. полное наименование и другие данные предприятия;
    3. предпосылка расследования;
    4. члены комиссии;
    5. дата начала и окончания инвентаризации;
    6. ответственные лица;
    7. дата;
    8. подпись.

    Содержание приказа следует довести до сведения предполагаемого виновника недостачи либо порчи имущества. При этом необходимо помнить, что любые действия не могут идти вразрез с законодательством, в том числе и с Трудовым кодексом РФ.

    • Существует три пути получения экономическим агентом компенсации:

      • по решению работника самостоятельно;
      • по требованию администрации;
      • по решению суда.

      Взыскания с работника перед законом

      Материально ответственное лицо имеет право как соглашаться с результатами описи, так и возражать. При этом работник должен быть ознакомлен с содержанием описи, в подтверждение чего ему необходимо подписать опись и оставить отметку о неимении претензий к комиссии.

      Полная материальная ответственность возлагается на сотрудника:

      1. если ущерб причинён исключительно вследствие его нарушения;
      2. при наличии заключённого договора на полную материальную ответственность;
      3. если должность работника прописана в Постановлении Минтруда РФ № 85 (кладовщик, кассир, банковский служащий, заведующий библиотекой и т.д.).

      Порядок и размеры выплат в возмещение убытков регламентированный Трудовым кодексом РФ. Ответственность в полной мере не утрачивается после увольнения, если на время причинения ущерба действовал трудовой договор между организацией и работником.

      При обстоятельствах, отличных от описанных выше, может наступить только ответственность ограниченного характера в размере среднего заработка виновного лица.

      Среди причин исключения материальной ответственности человека выделяют следующие:

      • возникновение недостачи в связи с наступлением чрезвычайной ситуации непреодолимого характера;
      • несоблюдение хотя бы минимально допустимых норм хранения имущества, доверенного работнику, по вине руководства предприятия;
      • вынужденность работника предпринимать меры по самообороне, что повлекло за собой порчу.

      Справка! Работодатель вправе в полном объёме или частично снять с работника обязанность по возмещению убытков. Назначение материально ответственного лица — довольно важная процедура, накладывающая обязательства, предписанные законом. Поэтому и начальству, и сотруднику нужно быть подготовленными перед подписанием бумаг и знать некоторые нюансы:

      • Что значит материально ответственное лицо и какие должности попадают под обязательства?
      • Как составляется приказ о назначении такого сотрудника?
      • Увольнение материально ответственного по собственному желанию: как передать ценности новому сотруднику?

      Порядок возмещения ущерба при выявлении расхождений

      Работник может быть согласен с предъявленными к нему требованиями и самостоятельно возместить нанесённый организации вред. Все спорные моменты решаются путём обращения в судебные органы. Для этого следует подготовить заявление. Его можно составлять в свободной форме, однако принято соблюдать следующие реквизиты:

      1. адресат (наименование и место нахождения судебного участка);
      2. должность ответчика;
      3. причины возникновения спора;
      4. перечень актов, составленных до обращения в суд;
      5. требование;
      6. список приложений;
      7. дата и подпись.

      До суда дело может дойти, если работник, который в полной мере отвечает за нанесённый ущерб, не согласен с вменёнными ему требованию, а также если согласен, но уволился. Это может произойти и по вине предприятия, если администрация не уложилась в сроки, отведённые на возможность взыскания задолженности.

      Таким образом, будь то руководитель или простой работник, на которого возложены обязательства, влекущие за собой наступление ответственности за отсутствие сохранности ценностей, главным советом для них является соблюдение требований положений текущего законодательства как в сфере бухгалтерского учёта, так и трудовых отношений.

      Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

      Общий порядок

      Сверить данные о ценностях, их номинальном количестве и стоимости поможет инвентаризация. Ее проводит комиссия, состав которой определяется и утверждается приказом руководства.

      Вне зависимости от обстоятельств, в которых происходит замена сотрудника, работодатель обязан получить письменное заключение о вверенном ему имуществе. Результат ревизии отображается в акте, который визируется всеми участниками процесса.

      Общий порядок передачи ценностей выглядит следующим образом:

      1. Руководитель составляет приказ или распоряжение о проведении ревизии в связи со сменой МОЛ.
      2. Заведующий имуществом сотрудник временно передает все ценности в бухгалтерию или участникам комиссии. При этом работодателю предоставляется расписка о факте передачи, а также о том, что все поступившее имущество поставлено на приход, а выбывшие ценности – списаны.
      3. Руководитель формирует инвентаризационную опись имущества и/или акт.
      4. В день смены МОЛ происходит пересчет и проверка ценностей, данные процедуры отображаются в акте и передаются главному бухгалтеру и руководству предприятия.

      Стоит отметить тот факт, что основанием для процедуры инвентаризации является расторжение ТД с материально-ответственным сотрудником, а также его переназначение в связи со сменой должности или переводом в иное подразделение предприятия.

      Законодательство требует соблюдать данный порядок и на период временного отсутствия МОЛ, например, вследствие очередного отпуска.

      Требования к проведению инвентаризации

      Инвентаризация при смене материально ответственного лица проводится с участием сотрудников административного аппарата, а также работников любых подразделений организации.

      Отсутствие одного из членов комиссии в самом процессе проверки сохранности ценностей – повод для признания результатов ревизии недействительными. Стоит также учитывать необходимость присутствия МОЛ.

      Основание для созыва комиссии и организации процедуры инвентаризации – приказ руководства. Для его составления применяют единую форму ИНВ-22.

      Скачать образец приказа о смене материально ответственного лица можно .

      Для организации ревизии используются документы, разработанные на базе методологических рекомендаций Минфина РФ.

      Рекомендуется зарегистрировать приказ в специальном журнале по форме ИНВ-23, который будет хранить сведения о датах всех проведенных инвентаризациях.

      Остальные документы, отображающие результат ревизии, оформляют также на основе унифицированных бланков. К их числу относят:

      • опись имущества ИНВ-3;
      • сличительная инвентаризационная ведомость ИНВ-2б.

      Акт приема-передачи

      Основным документом, фиксирующим итоги проведения ревизии, является акт инвентаризации при смене МОЛ.

      Унифицированной формы для этого документа не существует, так как его содержание может серьезно видоизменяться в связи со спецификой деятельности предприятия.

      На основе рекомендаций Минфина разработано несколько бланков:

      • Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение МХ-1.
      • Акт о приеме-передаче товаров и тары ОП-18.
      • Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей ИНВ-4.

      Уполномоченные лица организации при составлении акта могут использовать один из приведенных бланков или оформить собственный, с учетом общих рекомендаций. Главное, чтобы в акте была отображена следующая информация:

      1. Наименование организации и ее реквизиты.
      2. Основание для сбора комиссии и проведения инвентаризации – приказ, постановление или распоряжение.
      3. Состав комиссии с указанием должностей сотрудников и полных ФИО.
      4. ФИО руководителя организации.
      5. ФИО и должности ответственных сотрудников – передающего имущество и принимающего.
      6. Перечень наименований товаров или иных ценностей, передающихся на хранение.
      7. Период проведения проверки.

      Для получения более подробной информации можно и воспользоваться образцом акта приема-передачи ТМЦ при смене материально ответственного лица.

      В приказе отмечаются сроки проведения ревизии, и перечисляется весь ее состав.

      Рекомендуется перечислять отдельно каждую позицию, с указанием единиц измерения, номинального количества, цены за каждую единицу и общей стоимости имущества.

      Опись может быть заполнена как рукой, так и при помощи вычислительной техники. Нельзя оставлять в описи пустующие строки – в их ставят прочерки.

      При заполнении описи нельзя допускать помарки или ошибки. Если в указании инвентаризуемых ценностей были допущены недочеты, для исправления данные зачеркивают, а чуть выше ставят правильные значения.

      Исправления обязаны засвидетельствовать все участники инвентаризации, поставив свою подпись.

      В конце акта ставятся подписи участников с расшифровкой и указанием должности. Последними завизировать акт должны главный бухгалтер и руководство компании. Прежде чем ставить свою роспись, они обязаны сверить полученные в ходе ревизии показатели с бухгалтерскими отчетами и иными инвентаризационными документами.

      Подпись руководителя – свидетельство отсутствия претензий к акту и его принятие. Это значит, что МОЛ вправе снять с себя полномочия, сотрудник не имеет задолженностей перед предприятием.

      Порядок проведения процедуры

      Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

      При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

      • Производится инвентаризация.
      • Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

      Для смены МОЛ оформляется приказ директором — .

      Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

      Также может быть использован соответствующий бланк.

      Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

      Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

      И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

      • дополнительном соглашении к договору;
      • должностной инструкции;
      • локальных нормативных актах учреждения.

      Как производится инвентаризация?

      Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.

      Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.

      Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

      Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

      Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

      Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.

      Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

      • работников административного органа;
      • сотрудников – бухгалтеров;
      • иных работников.

      Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

      Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

      Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

      Оформление документов

      Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

      • Приказ о смене материально-ответственного лица.
      • Приказ о том, что проводится инвентаризация.
      • Инвентаризационные описи.
      • Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
      • Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.

      Образец приказа

      В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

      • Наименование учреждения.
      • Наименование документа.
      • Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
      • После руководителем вставляется слово «приказываю».
      • Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

      Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

      Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

      В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

      Скачать образец приказа о смене материально-ответственного лица – word.

      Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

      После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.

      Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.

      Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

      В акте приема-передачи необходимо отразить:

      • название документа;
      • день заполнения бланка;
      • название фирмы, составившей данный документ;
      • наименование бланка;
      • ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
      • перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
      • персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

      Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

      Скачать бланк акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel.

      Скачать образец акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.

      При увольнении

      При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.

      Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.

      Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.

      Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.

      Законодательство

      Требования российского законодательства относительно назначения и переназначения материально ответственных лиц содержатся в ст. 224 Трудового кодекса РФ, Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и соответствующем приказе Министерства финансов.

      Прежде чем попытаться вникнуть во все тонкости процесса смены материально ответственных лиц, необходимо уточнить, кто именно может быть таковым назначен, согласно Трудовому кодексу РФ:

      • лица, достигшие совершеннолетнего возраста;
      • работники, чьи должностные обязанности связаны с сопровождением различных ценностей.

      Т.о. работник, отвечающий этим требованиям, может быть назначен ответственным лицом взамен предыдущего сотрудника. Согласно Федеральному закону, данная процедура возможна при обязательном условии проведения инвентаризационной проверки.

      Это обозначает, что перед вступлением в новую должность работника следует ознакомить с результатами инвентаризации, поскольку именно за обнаруженные в её результате ценности на него будет возложена ответственность.

      Кратко алгоритм смены материально-ответственного лица выглядит следующим образом:

      • проведение инвентаризации;
      • оформление приёмки-передачи основных средств и прочего имущества.

      Давайте разберемся в необходимых документах для смены материально ответственного лица.

      Образец приказа о смене материально ответственного лица

      Образец приказа о смене материально ответственного лица по основным средствам вы можете .

      Причин для перераспределения материальной ответственности может быть множество: текущие кадровые перестановки, пересмотр должностных инструкций, обязанностей и полномочий, увольнение работников.

      Унифицированной формы приказа не существует, он оформляется на основании принятой в каждом конкретном предприятии системы делопроизводства или на бланке установленной формы для организационных документов.

      Этот документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование организации, название документа (Приказ о смене материально-ответственных лиц), дату его составления.

      В преамбуле руководитель указывает цели и основания для смены ответственного лица. Далее следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем – текст о смене материально-ответственного лица и перечень переходящего под его ответственность имущества.

      Также этим документом назначается лицо, на которое руководитель возлагает контроль над исполнением приказа, который необходимо закрепить личной подписью работодателя (с её расшифровкой) и печатью предприятия.

      Помимо директора, на документе должны проставить обязательную отметку об ознакомлении с ним назначаемое ответственное лицо и сотрудник, назначенный контролирующим. Отметка состоит из ФИО перечисленных лиц, наименования их должностей и времени их ознакомления с приказом.

      Приказ о смене материально-ответственного лица – не единственный документ в системе распределения материальных ценностей. После его издания с сотрудником заключается типовой трудовой договор о его мат. ответственности (индивидуальной/коллективной, частичной/полной).

      Пренебрежение типовой формой документа может сыграть с работодателем злую шутку, поскольку такой приказ может быть признан недействительным в случае судебных разбирательств, которые, к сожалению, нередки в сфере обслуживания материальных ценностей.

      Кроме того, процедура назначения и смены материально-ответственных лиц может быть зафиксирована в следующих документах:

      • дополнительное соглашение к договору;
      • должностная инструкция;
      • локальные нормативные акты организации.

      В разных сферах деятельности ответственность несут разные люди. Естественно, что они получают за это доплату. Риск увольнения у них больше.

      Ознакомьтесь также с тем, как:

      • составляется договор коллективной ответственности;
      • взыскивается;
      • происходит привлечение к ответственности (даже за экологические нарушения);
      • составляется трудовой договор.

      Инвентаризация

      Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.

      Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.

      Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.

      Выявленные результаты фиксируются в Акте инвентаризации. Обнаружение недостатка или излишка материальных ценностей должно быть отображено в Ведомости учёта результатов.

      Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:

      1. Перед инвентаризацией все документы на учитываемое имущество необходимо передать в бухгалтерию, вновь прибывшие ценности должны быть оприходованы, а выбывшие из пользования – оформлены в расход.
      2. При проведении проверки обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.
      3. День осуществления проверки также должен являться и днём оформления акта приема-передачи материальных ценностей.

      Полезное видео по теме:

      Оформление приёмки-передачи ценностей

      При смене ответственного лица помимо акта инвентаризации, необходимо оформить акт приёма-передачи имущества.

      Этот документ содержит перечень всех ценностей, находящихся под ответственностью сменяющегося работника, их учётное количество, покупную цену и рыночную стоимость. Помимо этого, в акте необходимо отобразить реквизиты приёма и сдачи учтённого имущества и дату, когда было подтверждено наличие ценностей.

      Акт приёма-передачи может быть оформлен на основании инвентаризационных документов. Законодательно определенной формы данного документа не существует, поэтому он оформляется в свободном порядке с учётом вышеизложенных нюансов.

      Приказ Министерства финансов предусматривает обязательное визирование акта приёма-передачи не только руководителями предприятия и структурного подразделения, но и главным бухгалтером. Именно на последнего возлагается обязанность дополнительной проверки соответствия данных, указанных в акте, результатам проведенной проверки.

      Данный документ освобождает ответственное лицо от текущей должности, после чего следует заключение договора с другим работником.

      Важный нюанс: процедуру приёма-передачи учтённых ценностей следует завершить до увольнения или назначения на другую должность предыдущего ответственного лица, поскольку только так получится урегулировать возникающие разногласия сразу, без продолжительных разбирательств.

      Таким образом, смена материально ответственного лица — это процесс, возможный только после осуществления инвентаризации, процедура проведения которой определена на законодательном уровне. На основании результатов проверки оформляется акт приёма-передачи имущества, освобождающий от должности материально-ответственное лицо.

      Только после этого руководитель имеет право заключить договор с другим сотрудником, издав при этом Приказ о смене материально-ответственного лица по типовой форме распорядительной документации.

      Оформление документов при смене материально ответственного лица

      Цитата:На складе организации планируется смена материально ответственного лица. Какова процедура передачи товара в данной ситуации? Обязательно ли проводить инвентаризацию, или же достаточно оформить акт приема-передачи товара
      13 июня 2012
      Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
      При смене материально ответственного лица в настоящее время должна осуществляться именно процедура инвентаризации с оформлением соответствующих документов.
      Обоснование вывода:
      В силу п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) при смене материально ответственных лиц в организации обязательно должна проводиться инвентаризация. Закон не определят, что именно следует подразумевать под сменой материально ответственных лиц, поэтому и изменение состава таких лиц, по нашему мнению, следует оценивать как смену материально ответственного лица.
      Общий порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Указания).
      Понятие инвентаризации включает в себя периодическую проверку наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности данных учета. Она позволяет также осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей, выявлять и устранять возможные ошибки в учете и работе материально ответственных лиц.
      Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации, работников бухгалтерии и других специалистов. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.
      Таким образом, порядок проведения инвентаризации является единым для всех организаций и предполагает осуществление уполномоченными лицами организации, в присутствии материально ответственных лиц, фактических действий по проверке сохранности имущества с составлением необходимых документов.
      Кроме обязательных инвентаризаций, организация может проводить и ревизии, как плановые, так и внеплановые.
      Ревизия подразумевает под собой также проверку хозяйственно-финансовой деятельности организации, но, в отличие от инвентаризации, порядок ее проведения регулируется отдельными отраслевыми инструкциями, уставами обществ, локальными нормативными актами организаций.
      Таким образом, можно отметить, что общим для инвентаризации и ревизии является цель их проведения — проверка, в частности, фактического наличия имущества в организации. Отличается лишь процедура проведения указанных мероприятий.
      Обращаем внимание, что новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон), вступление в силу которого ожидается с 01.01.2013, не содержит конкретного перечня ситуаций, при которых обязательно проведение инвентаризации, в отличие от п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. Инвентаризации активов и обязательств посвящена ст. 11 Закона. Отметим, что обязательное проведение инвентаризации активов и обязательств сохранено, но только в случае, когда это устанавливается законодательством Российской Федерации, национальными и отраслевыми стандартами (часть 3 ст. 11 Закона). Так, например, такое требование содержится в п. 1 ст. 561 ГК РФ при определении состава и стоимости продаваемого предприятия. Следовательно, требование об обязательности проведения инвентаризации сохраняется в случае продажи предприятия.
      Требования об обязательном проведении инвентаризации имущества при смене материально ответственного лица в новом Законе не установлено.
      Тем не менее, с учетом требований Закона N 129-ФЗ, при смене материально ответственного лица в настоящее время, по нашему мнению, должна осуществляться именно процедура инвентаризации с оформлением соответствующих документов. Полагаем, что акта приемки-передачи дел или акта ревизии будет недостаточно.
      Результаты инвентаризации оформляются документами, составленными по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.
      Руководитель предприятия должен издать приказ о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии. Форма приказа приведена в приложении N 1 к Указаниям.
      Итоги инвентаризации должны быть оформлены соответствующими первичными документами по формам:
      — N ИНВ-1 — Инвентаризационная опись основных средств;
      — N ИНВ-18 — Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);
      — N ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26).
      Ответ подготовил:
      Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
      член Палаты налоговых консультантов Титова Елена
      Ответ прошел контроль качества службы Правового консалтинга ГАРАНТ?

      Проведение инвентаризации в организации, где материально ответственным лицом является директор

      Цитата:Может ли материально ответственное лицо при проведении инвентаризации материальных ценностей, находящихся у него в подотчете, быть членом или председателем инвентаризационной комиссии?
      СПС Гарант, 24 июля 2013
      Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
      По нашему мнению, нецелесообразно включать материально ответственное лицо в состав членов инвентаризационной комиссии, если инвентаризации подлежат материальные ценности, находящиеся у него в подотчете.
      Обоснование вывода:
      Порядок проведения инвентаризации организациями, включая организации госсектора, установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).
      Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний).
      В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
      Также в состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций (п. 2.3 Методических указаний). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний).
      В силу п. 2.8 Методических указаний проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. При этом инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и материально ответственного лица (п. 1.3 Методических указаний).
      Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).
      При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств п. 2.2 Методических указаний предусматривает возможность создания рабочих инвентаризационных комиссий.
      В таком случае материально ответственное лицо вполне может быть председателем рабочей инвентаризационной комиссии, проводящей инвентаризацию финансовых обязательств или имущества, находящегося в ведении другого материально ответственного лица.
      А вот включать в состав инвентаризационной комиссии материально ответственное лицо, в подотчете у которого находится имущество, непосредственно подлежащее инвентаризации, не следует, так как одной из основных целей инвентаризации является сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета (п. 1.4 Методических указаний).
      Осуществление такой проверки лицом, которым и ведется проверяемая деятельность, существенно снижает эффективность инвентаризации как контрольного мероприятия.
      В то же время действующее законодательство не содержит каких-либо ограничений на участие материально ответственных лиц организации непосредственно в составе инвентаризационной комиссии.
      Результаты инвентаризации могут быть признаны неправомерными только в случае, если к инвентаризации будет допущено постороннее лицо, не входящее в состав инвентаризационной комиссии и не допущенное в соответствии с приказом работодателя к участию в инвентаризации (определение Нижегородского областного суда от 14.02.2012 N 33-1278/2012).
      Таким образом, состав комиссии определяется организацией самостоятельно, путем включения в нее любых лиц, обладающих необходимыми знаниями и опытом, в том числе материально ответственных лиц, в частности, в качестве председателя. При этом состав инвентаризационной комиссии в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации.
      Отметим, что организация вправе в соответствии с Методическими указаниями, являющимися рекомендательными, установить дополнительные требования к составу инвентаризационной комиссии организации или к её председателю.

      Кто должен входить в состав инвентаризационной комиссии

      Законодательство не содержит четкого перечня должностей лиц, которые проводят инвентаризацию имущества в организации. Поэтому решение о включении в комиссию конкретных сотрудников принимается руководителем. В пункте 2.3 Приказа № 49 указано, что в состав комиссии должны включаться:

      • работники администрации;
      • бухгалтеры;
      • другие специалисты (инженеры, экономисты и т.д.).

      Из этого положения можно сделать вывод, что бухгалтер и представитель администрации обязательно включаются в состав инвентаризационной комиссии. В отношении участия остальных специалистов принимается решение в зависимости от целей, сроков инвентаризации и иных факторов. При этом из п. 2.3 следует, что членами инвентаризационной комиссии могут быть не только работники организации, но и привлеченные специалисты. Это актуально, если запланирован большой объем инвентаризируемого имущества в короткий срок или необходимо провести инвентаризацию в другом регионе и выгоднее привлечь специализированную организацию, чем оплачивать командировочные расходы своих работников.

      Руководитель предприятия принимает решение, кто может быть председателем инвентаризационной комиссии. Этот вопрос также не регламентирован и оставлен на усмотрение руководителя. На практике председателем комиссии назначается один из заместителей руководителя, руководителей подразделения и т.п.

      Материально ответственное лицо не может быть назначено председателем комиссии и входить в ее состав, так как выполняет другие функции во время инвентаризации – не проверяющего лица, а лица, чью деятельность проверяют, к примеру, сохранность и ведение учета ТМЦ. Таким образом, если резюмировать, кто может входить в состав инвентаризационной комиссии, то можно сделать вывод, что любой работник организации и даже привлечённые специалисты, не являющиеся работниками организации, могут быть включены в состав комиссии, которая проводит проверку фактического соответствия данных бухгалтерского учета. Обязательно только участие работников бухгалтерии, которые ведут учет, и администрации. В остальном состав комиссии зависит исключительно от объема, сроков инвентаризации и других факторов.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *