Обоснование выбора контрагента

Содержание

Досье контрагента или как проявить «должную осмотрительность в выборе контрагента».

В последнее время очень актуальным вопросом с подачи налоговых органов стала так называемая «должная осмотрительность в выборе контрагента». После громкого Постановления ВАС (http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=63894 ) это словосочетание теперь известно практически каждому налогоплательщику. Хотя само понятие нигде не определено – ни в налоговом законодательстве, ни в гражданском вы его не найдете.

Что нужно сделать, какие документы запросить у контрагента и как сформировать такое досье, чтобы в случае претензий со стороны налогового органа или судебного разбирательства доказать проявление такой осмотрительности.

Мы рекомендуем (до подписания сделки) запросить у контрагента следующие документы:

  • Действующая выписка из ЕГРЮЛ (30 дней)
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)
  • Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН)
  • Лицензии или специальные разрешения

Документы запрашиваются в копиях, заверенных подписью руководителя контрагента и печатью. Подшиваются в папку (заведите стандартную папку «Контрагенты», с разбивкой по каждому) и хранятся в течение 4-5 лет (как и бухгалтерские и налоговые документы).

Если договор (контракт) будет подписан не руководителем (исполнительным органом, имеющим право действовать без доверенности), то полномочия подтвердит оригинал или заверенная копия доверенности. В доверенности должен быть указан срок действия и полномочия подписанта – проверьте, имеет ли он право заключать такую сделку.

Также приказы о назначении уполномоченных лиц или доверенности на право подписи следует запрашивать, если первичные учетные документы (особенно это касается счетов-фактур) подписывает не генеральный директор и не главный бухгалтер. Конкретный тип документов должен быть указан в доверенности. Подшиваются в ту же папку по соответствующему контрагенту.

В случае если контрагент по устному запросу не представляет документы, советуем запросить их официальным письмом с уведомлением о вручении. Даже если контрагент не ответит (а у него и нет такой обязанности), то в досье будет лежать подтверждающая бумага. А проверить самостоятельно регистрацию и постановку на налоговый учет контрагента можно с помощью сервисов на сайте ФНС.

В некоторых случаях пытаются запрашивать бухгалтерскую и даже налоговую отчетность, а также копии паспортов руководителей и главбухов. Однако ваш партнер имеет полное право вам отказать в предоставлении такой информации. Что чаще всего и происходит. В тоже время, если вы сами работаете с каким-то крупным госзаказчиком, такой отказ с вашей стороны может отрицательно повлиять на исход переговоров и сорвать запланированную сделку.

Советуем не собирать всю информацию по всем, а вычеркнуть, например, разовых поставщиков или подрядчиков. Установить (приказом по компании, к примеру) какую-ту минимальную суму сделки, по которой вы будете собирать досье на контрагента и так далее. Например, наверное, не следует настаивать на предоставлении всех вышеперечисленных документов у Газпрома. Но чем больше будет документов от сомнительных поставщиков, тем будет лучше. Если вы видите, что поставщик сомнительный — запросите копию паспорта руководителя, главного бухгалтера, бухгалтерскую отчетность за последние пару отчетных периодов (с отметкой налоговой о принятии). Для таких поставщиков можно приложить дополнительные подтверждающие документы – выписка из журнала учета посетителей, копия пропуска на автомашину, т.е. дополнительные свидетельства того, что представители контрагента присутствовали на переговорах.

В общем, мы советуем не слепо следовать указаниям налоговых органов и собирать горы бумаг, а разумно и трезво подходить к данному вопросу.

Все вышеизложенное не может дать вам 100 % гарантию, что к вам не будут предъявлены претензии со стороны налоговых органов, но даст дополнительные аргументы при спорах с ними, в том числе и в судах.

Также вы можете воспользоваться сервисом ФНС РФ «Проверь себя и контрагента» http://egrul.nalog.ru/

В режиме он-лайн можно узнать, внесены ли сведения о контрагенте в ЕГРЮЛ, массовые адреса и другую полезную информацию.

Написать отличное рекомендательное письмо компании, выдержанное в официальном стиле, может оказаться не так просто.
Вы сможете значительно облегчить вашему поручителю такую проблему, если сами представите ему макет рекомендательного письма.

В данном случае вы сможете изначально представить содержание документа в нужном направлении.

Некорректное рекомендательное письмо не только не увеличит ваши шансы, но может полностью перечеркнуть общее впечатление и не дать вам возможности получить хорошую должность.

Рекомендательное письмо компании включает в себя следующие три части:

1. Рекомендательное письмо начинается с заполнения точного адреса, наименования и контактного телефона фирмы, сотрудник которой выступает в качестве поручителя.

2. В первом абзаце поручитель объясняет, насколько давно он работает с вами. Коротко характеризует род вашей деятельности и должностные обязанности. Здесь же возможно в нескольких словах написать о самой компании.

3. В следующем параграфе необходимо дать более конкретное описание вашего профессионального и карьерного роста за все время работы в компании, перечислить все основные достижения, заострить внимание на самых важных с точки зрения поручителя положительных качествах. Затем впечатление поручителя от совместной деятельности с вами.

Подводя итог выше написанному, важно описать личные качества и положительные черты характера человека. Выскажите мнение по поводу того, с какими обязанностями и в какой должности он может принести наибольшую пользу организации.

Рекомендательное письмо компании — примеры

Письмо №1:

ОАО является нашим партнером в сфере (область деятельности). За время сотрудничества подтвердила свой высочайший профессиональный статус, активность и компетентность в выполнении поставленных задач.

Все задачи выполняются вовремя, в строго обозначенные сроки и с отличным качеством. Сотрудники компании качественно справляются со своими обязанностями.

Мы довольны работами и готовы рекомендовать эту фирму как ответственного и надежного партнера.

Образец письма №2:

Фирма , работая в (год) году на проводила работы и зарекомендовала себя как высококвалифицированная, исполнительная компания.

Работы выполнялись качественно и в обозначенное время. За время проведения работ претензий к компании не было.

Образец письма №3:

является партнером в течении лет. За столь продолжительное время зарекомендовало себя стабильным и надежным партнером, обеспечивая высокую оперативность, надежность и гибкий подход к потребностям Заказчика, ни разу не допустив превышения сроков.

Рекомендую как добросовестного партнера и надежного поставщика.

Образец письма №4:

Настоящим письмом подтверждаю, что имеет опыт сотрудничества с в сфере . За время сотрудничества представители компании проявили творческий подход, высокий профессионализм и оперативность в выполнении обозначенных задач.

Подтверждаем, что услуги соответствуют высокопрофессиональному профилю.

Образец письма №5:

Наше сотрудничество с фирмой продолжается с . На протяжении этого периода компания зарекомендовала себя как надежный деловой партнер и устойчивое предприятие.

Благодаря главному принципу работы фирмы – формированию с клиентами партнерских отношений, основанных на профессионализме и взаимном сотрудничестве, она, на наш взгляд, занимает стабильное положение в области .

Образец письма №6:

Настоящим письмом организация сообщает, что за время сотрудничества с данная фирма успела зарекомендовать себя как надежный и профессиональный партнер.

Главной отличительной чертой работы является высокая организованность и оперативность сотрудников организации, готовность быстро реагировать на изменение обстоятельств.

Исходя из вышесказанного, фирма хотела бы отметить высокий потенциал ОАО , нацеленность на процветание и дальнейшее успешное развитие.

Письмо #7:

За период работы с сотрудники предприятия зарекомендовали себя с положительной стороны. Их работа отвечает заданному уровню, выполняется качественно и строго в установленные сроки. Хочется отметить эффективную работу специалистов и оперативность выполнения заданий, внимательное отношение к Заказчику.

За подтверждением рекомендаций о работе обращаться к по телефону: .

Образец письма №8:

Настоящим письмом мы, , подтверждаем, что является нашим долгосрочным и надежным партнером.

успешно и активно работает с года, предоставляя полный спектр услуг в данной сфере.

За этот период нам оказывались услуги на высочайшем профессиональном уровне. Профессионализм сотрудников обеспечивает достойное качество предоставляемых услуг.

Исходя из вышесказанного, характеризует как надежного и профессионального партнера в сфере услуг.

Как обосновать выбор поставщика

Если нужно выбрать поставщика, постарайтесь принять во внимание не только стоимость закупки, но и все сопутствующие затраты. Уточните, понадобится ли дополнительно оплачивать транспортировку товара, нужно ли страховать груз, примет ли продавец обратно бракованную продукцию или эти потери лягут на вас, придется ли арендовать дополнительные площади хранения и т. д. Как определить, какие именно затраты понесет бизнес, выбрав того или иного поставщика, и как их оценить – подробнее в этом решении. Системный анализ издержек, сопутствующих работе с конкретным поставщиком, – сильная сторона этого решения. Предлагаемую методику можно использовать не только на этапе выбора контрагента, но и в дальнейшем, как средство контроля исполнения продавцом своих обязательств.

Типичная схема отбора поставщиков выглядит так. Подробно и всесторонне оценивается качество предлагаемой продукции (ресурсов), сопоставляются условия поставки и порядок оплаты. Учитывается репутация самих продавцов, история работы с ними. И, конечно, главный критерий – закупочная цена. Такой подход не всегда оправдан. К примеру, можно сэкономить на цене закупки, но потратиться в дальнейшем на транспортировку или хранение.

Чтобы выбор поставщиков был действительно объективен и обоснован, необходимо учитывать связь между качеством ресурсов (количеством, сроками предоставления и прочими натуральными характеристиками) и порядком их оплаты с одной стороны, их полной стоимостью для предпринимателя – с другой.

Определить, с кем из поставщиков целесообразно сотрудничать, можно следующим образом:

  • выявить все затраты, связанные с приобретением ресурса;
  • установить, какие из них могут зависеть от поставщиков;
  • рассчитать общую сумму затрат, в которую обойдется предпринимателю сотрудничество с каждым из рассматриваемых контрагентов, и выбрать тех, чьи условия наиболее выгодны;
  • оценить результаты работы с каждым поставщиком.

Выявить затраты на приобретение ресурсов. Планируя закупку сырья, материалов или товаров для перепродажи, стоит выявить и оценить все затраты, возникающие на каждой стадии его жизненного цикла:

  • создание (получение возможности использовать);
  • использование:
    – подготовка к применению и поддержание в состоянии, пригодном для эксплуатации (по сути содержание и текущий ремонт ресурса);
    – эксплуатация, непосредственное использование по целевому назначению;
    – восстановление утраченных свойств и придание новых свойств;
  • выбытие.

Перечень затрат удобнее представить в виде матрицы жизненного цикла ресурсов. Это таблица, строки которой соответствуют определенным видам ресурсов, а столбцы – стадиям их жизненного цикла (см. таблицу 1. Матрица жизненного цикла ресурсов). На пересечении строк и столбцов – затраты на соответствующий ресурс на конкретной стадии его жизненного цикла (достаточно перечисления, без указания конкретных значений).

Таблица 1. Матрица жизненного цикла ресурсов (фрагмент)

Виды
ресурсов
Стадия 1.
Получение
возможности
использования
ресурса
Стадия 2.
Использование ресурса
Стадия 3.
Выбытие
ресурса
Подготовка
и поддержание
готовности
к использованию
Эксплуатация Восстановление
и модернизация
Основные материалы Затраты на получение юридической и физической возможности использования (поиск поставщика, заключение договора, услуги посредников, транспортировка, погрузка, разгрузка, входной контроль, страхование при перевозке, таможенные пошлины и т. д.) Затраты на хранение, страхование при хранении, на подготовку к передаче в производство и внутренние перемещения Покупная стоимость, затраты на брак Затраты на утилизацию отходов и брака

Определить, какие затраты зависят от поставщика. Предстоит выяснить, какие из затрат, отраженных в матрице, зависят от поставщика (напрямую или косвенно, в связи со свойствами поставляемых материалов):

  • затраты на заключение договора в значительной степени зависят от поставщика – от того, насколько рационально у него выстроены коммерческие процессы вообще и договорная работа в частности;
  • затраты на транспортировку. Несомненно, зависят. Их может не быть, если доставку берет на себя поставщик. Если же они ложатся на предпринимателя, их величина будет напрямую зависеть от месторасположения продавца. На них также будут влиять факторы, связанные со свойствами материалов, – например, требования к условиям транспортировки, особенности упаковки и т. д.;
  • затраты на страхование при транспортировке. Аналогично расходам на транспортировку если доставку поставщик берет на себя, то и все риски порчи и утраты при транспортировке лежат на нем. Поэтому у предпринимателя нет необходимости страховать перевозимые материалы. В обратном случае сумма страховой премии будет зависеть в том числе и от расстояния, на которое транспортируются материалы, то есть от месторасположения продавца;
  • затраты на входной контроль. Несомненно, зависят от продавца. Если качество поставляемых материалов стабильно, то входной контроль может быть выборочным или отсутствовать;
  • затраты на хранение (в т. ч. и сопутствующие потери). На них влияют как минимум три зависящих от поставщика фактора. Во-первых, требования к условиям хранения материалов, определяемые продавцом. Следование им может обернуться дополнительными издержками. Во-вторых, минимальный объем поставки, установленный опять же продавцом. Если он выше, чем нужно предпринимателю, ему потребуется большая площадь складских помещений. Это тоже может вызвать дополнительные затраты. При этом деньги окажутся «замороженными» в запасах. Третий фактор – используемая упаковка. Например, качественная тара позволяет удержать потери лакокрасочных материалов в пределах 3 процентов. Из-за некачественной упаковки потери на проливание и пересыхание могут доходить до 20 процентов;
  • затраты на брак (по вине поставщика). Аналогично затратам на входной контроль – напрямую зависят от качества поставляемых материалов;
  • затраты на подготовку к передаче в производство. Тоже непосредственно зависят от свойств материалов, их качества, используемой упаковки и т. д.

Получается, что большинство затрат, связанных с ресурсом «Основные материалы», в той или иной степени зависит от поставщика. Поэтому управление взаимодействием с продавцами становится фактически управлением рассмотренными затратами, равно как и наоборот.

Выбрать продавца. Обосновать выбор контрагента поможет специальный отчет «Оценка поставщиков», представленный в таблице 2. В нем перечисляются затраты из матрицы жизненного цикла ресурсов, но только те, что действительно зависят от продавца. Их нужно будет оценить (на основании действующих условий поставки, коммерческих предложений и другой информации), а затем просуммировать в детализации по контрагентам. Остается проранжировать поставщиков по сумме затрат и выбрать наиболее выгодного.

Формируя этот отчет, нужно учитывать следующее:

  • данные об издержках лучше приводить в расчете как на одну партию, так и на весь объем поставки (на год). Это связано с тем, что затраты по различным статьям могут иметь разный характер поведения. В частности, расходы на заключение договора возникают один раз (за все время действия договора), на входной контроль и транспортировку зависят от количества партий (поставок) за период, а затраты на хранение в большей степени связаны с продолжительностью периода, чем с количеством поставок;
  • некоторые затраты могут возникать при работе только с отдельными поставщиками. Например, по данным таблицы 2 поставщик 3 (в отличие от своих конкурентов) берет на себя транспортировку материалов;
  • для сравнения поставщиков не обязательно точно определять величину затрат. Статьи, условия по которым у всех контрагентов примерно одинаковы, для упрощения расчетов можно обнулить. В таблице 2 этот прием использован в отношении затрат на хранение материалов.

Таблица 2. Оценка поставщиков

Поставщики Цена,
руб./шт.
Количество
материалов,
закупаемых
в течение
года, шт.
Количество
партий
(поставок)
в течение
года, шт.
Затраты Итого затрат
в расчете
на год, руб.
(гр. 5 + гр. 7 + гр. 9 + гр. 11)
Ранг
поставщика
Стоимость
приобретения
в расчете на год,
руб.
(гр. 2 × гр. 3)
Затраты
на транспортировку,
руб.
Затраты
на входной
контроль,
руб.
Затраты
на хранение,
руб.
на
партию
в расчете
на год
(гр. 6 × гр. 4)
на
партию
в расчете
на год
(гр. 8 × гр. 4)
на
партию
в расчете
на год
(гр. 10 × гр. 4)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Поставщик 1 66 12 000 8 792 000 14 000 112 000 1200 9600 0 0 913 600 3
Поставщик 2 68 12 000 4 816 000 22 000 88 000 1000 4000 0 0 908 000 2
Поставщик 3 72 12 000 6 864 000 0 0 400 2400 0 0 866 400 1

В примере, представленном в таблице 2 наиболее выгодным выглядит поставщик 3. При том, что предлагаемая им цена выше, чем у конкурентов, общие затраты при работе с ним будут наименьшими. И наоборот, поставщик 1, предлагающий наименьшую цену, стал лидером по итоговой величине затрат.

Оценить результаты работы с выбранным поставщиком. Для мониторинга результатов работы с поставщиками можно дополнить таблицу 2 фактическими данными. Такой отчет позволит отслеживать исполнение продавцами своих обязательств. Ведь плановые затраты на сотрудничество с ними отражают только обещания.

Результаты мониторинга могут быть использованы для определения стоимости заготовляемых материальных ресурсов. Представленная таблица – фактически учетный регистр. Собирая затраты в разрезе отдельных поставщиков, далее можно их адресно относить на отдельные группы и виды материалов (получаемых от конкретного продавца).

Реструктурировать внутренние процессы. Вполне возможно, что в результате анализа затрат, проведенного с помощью матрицы жизненного цикла ресурса, будут выявлены внутренние процессы, которые следует изменить. Например, предприниматель может прийти к выводу о целесообразности передачи функции транспортировки поставщику или инициировать изменения в организации складского хозяйства.

Ситуация: как усовершенствовать реестр договоров с поставщиками

Как правило, реестр договоров с поставщиками представляет собой справочник, содержащий только основные параметры контрактов: номер, дату заключения, срок действия и т. д. Однако этот документ можно усовершенствовать – включить в него дополнительные поля, с помощью которых будут обеспечены учет, контроль, анализ и планирование взаимодействия с поставщиками.

Структура и содержание такого регистра будут зависеть от целого ряда факторов, например:

  • отрасли деятельности предпринимателя;
  • вида ресурсов, поставляемых продавцами;
  • количества и качества поставщиков;
  • особенностей договорной работы.

Например, пусть предприниматель работает в сфере розничной торговли и арендует площади в нескольких десятках объектов. Реестр договоров аренды будет содержать перечень объектов недвижимости, для каждого из которых необходимо предоставить следующую информацию:

  • данные об объекте: место расположения; краткое описание (отдельно стоящее здание, выделенное помещение в здании и т. д.); арендуемая площадь;
  • общие условия договора: наименование арендодателя; номер договора; дата его заключения; срок действия; возможность досрочного расторжения;
  • данные об арендной ставке: возможность и основания пересмотра; предыдущая и действующая ставки; информация о последних изменениях (дата, основания, номер дополнительного соглашения и т. д.); сведения о среднерыночной ставке на подобные объекты; общая сумма арендного платежа. Это главный параметр договоров аренды (такой показатель нужно определить и в любом другом реестре). По нему должна быть подробно рассмотрена история вопроса по каждому контрагенту. Это позволяет прогнозировать развитие событий – с точки зрения как тенденций рынка, так и действий арендодателей;
  • прочие финансовые и экономические условия договора: порядок оплаты; штрафы и пени; условия предоставления коммунальных и прочих (парковка, охрана и т. д.) услуг; условия по неотделимым капитальным улучшениям; условия по компенсации затрат на текущий ремонт; общие расходы на арендуемый объект, в том числе в расчете на 1 км или 1 м. Эти данные позволяют рассчитать общие затраты предпринимателя на арендуемый объект, анализировать и сопоставлять условия по разным договорам (например, по одному объекту ставка арендной платы невелика, но все сопутствующие услуги необходимо оплачивать отдельно; по другому – ставка выше, но включает в себя все услуги; где-то нужно делать ремонт помещений, где-то нет и т. д.), делать выводы – сотрудничество с каким арендодателем выгоднее, кто из менеджеров лучше работает с рассматриваемыми контрагентами;
  • намерения и действия арендодателя в отношении изменения арендной ставки (и других условий договора): ближайший срок пересмотра ставки (по договору); наличие у арендодателя предпосылок для изменения ставки; прогнозируемое изменение ставки, которое может предложить арендодатель; фактически предпринятые арендодателем действия;
  • планируемые и фактические действия арендатора в отношении изменения арендной ставки (и других условий договора): наличие у арендатора предпосылок для изменения арендной ставки; планируемое изменение ставки, которое собирается предложить арендатор; фактические действия арендатора по ее изменению; достигнутый результат.

Перечень отражаемых в реестре параметров довольно большой, и на практике для его формирования и ведения удобно использовать Excel.

Критерии, которым должен соответствовать контрагент

В п. 12 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков (приложение 2 к приказу ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@) содержатся признаки, которые характеризуют деятельность, ведущуюся с высоким налоговым риском. Исходя из них, сформулируем основные критерии выбора контрагента:

  • наличие сведений о потенциальном бизнес-партнере в Едином государственном реестре регистрации юрлиц (ЕГРЮЛ);
  • наличие у контрагента сайта в интернете, рекламы в средствах массовой информации;
  • наличие отзывов от партнеров, воспользовавшихся услугами данного контрагента;
  • наличие данных о фактическом местонахождении потенциального бизнес-партнера, а также его производственных или торговых площадей;
  • представление контрагентом своих учредительных документов, документов, подтверждающих полномочия директора или представителя юрлица, а также копий паспортов указанных лиц;
  • наличие личных контактов при переговорах и оформлении сделки.

Чем больше из указанных критериев будет проигнорировано при выборе бизнес-партнера, тем выше становится риск наступления негативных последствий, о которых мы расскажем далее.

Последствия непроявления осмотрительности при выборе партнера

Непринятие предпринимателями во внимание критериев для выбора партнера, рассмотренных в предыдущем разделе, суды квалифицируют как отсутствие должной осмотрительности, что приводит:

  • к доначислению НДС, наложению штрафов, а также отказу в возмещении данного налога (постановление АС УО от 04.12.2017 № Ф09-7384/17 по делу № 13184/2016);
  • доначислению налога на прибыль, наложению штрафов и пеней (определение ВС РФ от 05.10.2017 № 305-КГ17-14454 по делу № А40-166489/2016);
  • привлечению директора предприятия-банкрота к субсидиарной ответственности по долгам юрлица (постановление АС УО от 13.07.2016 № Ф09-7106/16 по делу № А07-11965/2014; подробнее о субсидиарной ответственности при банкротстве юрлица читайте в нашей статье Привлечение к субсидиарной ответственности при банкротстве).

Кроме того, до наступления вышеперечисленных последствий неосмотрительность в выборе контрагента может привести:

  • к приобретению некачественной продукции;
  • нарушению сроков поставки товаров;
  • неполучению или несвоевременному получению денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги и т. д.

О том, какие действия необходимо предпринять, чтобы рассмотренные последствия не наступили, читайте далее.

Документы, которые стоит запросить у партнера

Перечень документов, которые необходимо запросить у партнера для проверки его добросовестности, законодательно не закреплен, однако, исходя из сложившейся практики, в него входят:

  1. Для индивидуального предпринимателя:
    • свидетельство о регистрации лица в качестве индивидуального предпринимателя;
    • его свидетельство с присвоенным ИНН;
    • копия общегражданского паспорта.
  2. Для юрлица:
    • устав предприятия;
    • свидетельство о госрегистрации юрлица, если компания была зарегистрирована до 01.01.2017 (подробнее об отмене данного документа читайте в статье Свидетельство о государственной регистрации юридического лица);
    • свидетельство о постановке компании на налоговый учет;
    • документы, которые подтверждают назначение директора на должность (решение об избрании, приказ о приеме на работу и т. д.);
    • копия паспорта директора;
    • бухгалтерская отчетность за последний налоговый период (бухгалтерский баланс, декларация по НДС);
    • справка из налоговой инспекции об отсутствии у предприятия задолженности по налогам и сборам.

В случае если договор будет подписывать представитель, действующий на основании доверенности, дополнительно необходимо запросить доверенность и копию паспорта данного лица.

Общедоступные сервисы для проверки контрагентов

В настоящее время существует ряд электронных сервисов, которые можно использовать для проверки потенциальных бизнес-партнеров. Вот основные из них:

  • Сервисы, размещенные на сайте Федеральной налоговой службы России. На них мы подробно остановимся в следующем разделе статьи.
  • Картотека арбитражных дел, по которой можно проверить судебную историю партнера. Поиск дел можно проводить по названию, ИНН или ОГРН компании.
  • Банк данных исполнительных производств на сайте Федеральной службы судебных приставов позволит выявить наличие неисполненных судебных решений. Наличие исполнительных производств может быть следствием недобросовестности контрагента или наличия у него финансовых проблем. Поиск в банке данных производится по названию юрлица, а также его адресу.
  • Сайт Единого федерального реестра сведений о деятельности юрлиц может содержать сведения о нахождении юрлица на стадии ликвидации или банкротства, исключении компании из госреестра, прекращении договора лизинга и т. д. Поиск в системе ведется по ИНН юрлица или его наименованию.

Сервисы ФНС России для проверки партнеров по бизнесу

Сайт ФНС России имеет немало сервисов для проверки потенциальных бизнес-партнеров. Наиболее важный из них — Сведения о госрегистрации юрлиц и индивидуальных предпринимателей. Зная ИНН/ОГРН или название юрлица, можно получить данные из ЕГРЮЛ, а имея ОГРНИП/ИНН или Ф. И. О. и регион места жительства — данные о предпринимателе.

Система формирует выписку из реестра, после получения которой рекомендуется изучить следующую информацию:

  • юридический адрес;
  • Ф. И. О. лица/лиц, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности;
  • данные об основных видах деятельности организации;
  • сведения о выданных юрлицу лицензиях;
  • информацию о нахождении компании в процессе реорганизации или ликвидации.

Указанные данные необходимо сверить с документами, полученными от потенциального партнера. Наличие несоответствий должно стать серьезным поводом для отказа от сотрудничества с потенциальным партнером.

Кроме того, на указанном выше сайте можно проверить на предмет наличия или отсутствия потенциального партнера или его руководства в указанных реестрах:

  • сообщения юрлиц о принятии решения о ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала;
  • сведения о решениях, принятых регистрирующим органом, о предстоящем исключении недействующих юрлиц из госреестра;
  • базу адресов, указанных в качестве адресов массовой регистрации;
  • сведения о дисквалифицированных руководителях;
  • информацию о юрлицах, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.

Обоснование выбора партнера

При возникновении у налоговых органов сомнений в реальности сделки, послужившей основанием для налогового вычета по НДС или снижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, у налогоплательщика могут запросить обоснование выбора контрагента.

Подобный документ может запросить и банк в рамках реализации закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов…» от 07.08.2001 № 115-ФЗ или при выдаче кредита на конкретные цели, например на покупку оборудования.

Для составления указанного документа пригодятся:

  • внутренний регламент проверки контрагентов;
  • все данные, собранные при проверке добросовестности бизнес-партнера.

Утвержденной формы не существует, однако при его составлении следует учитывать общие правила ГОСТ-Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016). Обоснование готовится на бланке юрлица, подписывается руководителем или представителем юрлица, действующим по доверенности. В последнем случае должна быть обязательно приложена копия доверенности.

Кроме того, необходимо приобщить копии подтверждающих документов и скринов станиц сайтов, на которые делается ссылка. Примерный образец документа можно скачать по ссылке: Образец обоснования выбора контрагента.

ФНС России: что необходимо включить в обоснование контрагента

ФНС России выпустила несколько писем, в которых разъясняется, какие сведения необходимо представить налогоплательщику, чтобы доказать проявление должной осмотрительности при выборе бизнес-партнера и неполучения налоговой выгоды.

В соответствии с письмом ФНМ России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ к таким данным относятся:

  • документы, в которых зафиксированы результаты поиска и отбора бизнес-партнера;
  • источник информации о контрагенте (письмо с предложением сотрудничества, реклама, сайт партнера);
  • данные о мониторинге рынка приобретаемых товаров, работ, услуг;
  • документальное обоснование выбора конкретного бизнес-партнера;
  • документально оформленный порядок выбора контрагентов, положение о проведении тендера и т. п.;
  • деловая переписка.

Кроме того, в соответствии с письмом ФНС России от 16.08.2017 № СА-4-7/16152@ в обосновании необходимо привести доказательства, что условия договора были выполнены (продукция поставлена, работы исполнены). Нужно быть готовым предъявить инспекторам поставленное оборудование или результат работ, например возведенное здание, заасфальтированную дорогу и т. п.

***

Пусть обоснование выбора контрагента готовится только по запросу налоговых органов или банков, к его составлению нужно быть готовым. Необходимо производить тщательную проверку потенциальных партнеров — как путем запроса у них учредительных и иных документов, так и с помощью их проверки по сервисам ФНС России и другим общедоступным базам данных. По возможности надо произвести выезд по юридическому адресу партнера, адресам его торговых или производственных баз.

Как по-новому обосновать выбор контрагента

Уточните регламент по проверке контрагентов. Налоговики меняют подход к необоснованной выгоде. Какой документ обоснует выбор контрагента

ФНС требует, чтобы налоговики строже проверяли, как компания выбирает себе контрагентов. Инспекторы проверят, достаточны ли и разумны методы, которые вы используете при оценке своих деловых партнеров.

Налоовики считают, что компания должна не просто проверить каждого контрагента, но и выбрать его среди других потенциальных партнеров и обосновать, почему он — лучший. Новая функция в сервисе «РНК: проверка контрагента» подготовит доказательства для налоговиков за 2 клика — сервис найдет 30 компаний, из которых вы якобы выбирали. Полное досье на любого поставщика можно сформировать за минуту. Оформите доступ к сервису и распечатайте результаты мониторинга в формате Excel.

Оформить пробный доступ к сервису>>>

Какие новые бумаги собирать на контрагента, чтобы они устроили налоговиков? Что поменять в регламенте по проверке партнеров? Ответы, образцы и советы налоговиков — в статье.

Что нового в проверках контрагентов

Налоговиков на местах обязали проверять, как вы нашли и почему выбрали именно этого делового партнера, а не другого (письмо ФНС России от 23.03.17 № ЕД-5-9/547@). Инспекторы проверят:

  • отличается ли выбор контрагента от условий делового оборота или установленной самой компанией практики выбора деловых партнеров;
  • каким образом вы оценивали условия сделки и их коммерческую привлекательность, деловую репутацию, платежеспособность контрагента, риск неисполнения обязательств;
  • есть ли у контрагента необходимые ресурсы и опыт (производственные мощности, оборудование, персонал и пр.);
  • заключает ли компания сделки преимущественно с контрагентами, которые не исполняют налоговые обязательства.

Если не обосновать выбор, инспекторы снимут расходы и вычеты. Подтверждают это постановления арбитражных судов Северо-Западного от 29.06.15 № Ф04-10520/2015 и Уральского от 18.11.16 № Ф09-10039/2016 округов).

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Каким документом обосновать выбор контрагента

Сергей Тараканов, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:»Оптимально представить инспекторам документы, которые определенно укажут на то, что деятельность контрагента реальна. Точного перечня таких документов нет. Но на практике компании собирают информацию о контрагентах, их деловой репутации, наличии сайта и его наполнении, данные об участии в арбитражных спорах и способности исполнить обязательства.

Отношения с реальными контрагентами компании обычно документируют и включают в контракты дополнительные гарантии и условия. В частности, предварительную оплату, страхование, залог и другие обеспечительные меры»

Что насторожит налоговиков

ФНС назвала признаки, которые насторожат инспекторов. Налоговики усомнятся в реальности сделок с контрагентом, если обнаружат отсутствие у компании:

  • личных контактов с руководством либо уполномоченными сотрудниками поставщика или покупателя при обсуждении условий контракта и подписании договора;
  • копий документов, которые подтверждают полномочия руководителя контрагента и удостоверяют его личность;
  • информации о фактическом местонахождении офиса контрагента, его складов, производственных или торговых площадок;
  • информации о способе, которым она получила сведения о контрагенте (нет рекламы в СМИ, рекомендаций партнеров, сайта контрагента и пр.);
  • информации о регистрации контрагента в ЕГРЮЛ, а также лицензиях и разрешениях, которые нужны для исполнения сделки.

Инспекторы проверят, есть ли данные о других участниках рынка, которые продают аналогичные товары, работы и услуги, в том числе по более низким ценам. Чем больше признаков налоговики найдут, тем выше шанс получить требование пояснить причины выбора конкретного контрагента.

Какие документы потребует инспекция

Специалисты ФНС рекомендуют инспекторам запрашивать документы и информацию о действиях компании при выборе контрагента. Это, в частности:

  • документы с результатами поиска, мониторинга и отбора контрагента;
  • источник информации о контрагенте (сайт, рекламные материалы, предложение к сотрудничеству, информация о выполненных работах);
  • результаты мониторинга рынка товаров (работ, услуг), изучения и оценки потенциальных контрагентов и деловая переписка;
  • документально оформленное обоснование выбора конкретного контрагента (порядок отбора и оценки рисков, тендера и др.).

Проверять информацию налоговики должны будут не только при выездной, но и камеральной проверке, а также при предпроверочном анализе. Если инспекторы найдут доказательства, что компания получила необоснованную налоговую выгоду, они включат их в акт по проверке.

КСТАТИ

Как аргументировать привлекательность контрагента

Мы выяснили, какие аргументы убеждают судей в обоснованном выборе контрагента. Их можно использовать в досье на контрагента, чтобы подтвердить разумный выбор конкретного партнера. Это, в частности:

  • возможность поставки товара малыми партиями (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 26.04.17 № Ф09-1638/2017);
  • отсрочка или рассрочка по оплате товара, товарный кредит (постановления арбитражных судов Северо-Западного от 08.09.16 № Ф07-7075/2016 и Уральского от 13.07.16 №Ф09-7468/2016 округов);
  • высокий уровень рентабельности контрагента и существенный рост активов (постановление Арбитражного суда Московского округа от 09.03.16 № Ф05-1148/2016);
  • доставка товара силами продавца на склад компании (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 27.03.15 № Ф09-738/15);
  • возможность по условиям договора перевыставлять контрагенту штрафы (определение Верховного суда РФ от 06.02.17 № 305-КГ16-14921);
  • производство или торговля уникальными товарами (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 12.03.15 №Ф09-306/15).

И, наоборот, опасно приводить условия, которые существенно отличаются от предложений аналогичных поставщиков. Когда речь идет, к примеру, о стоимости товара, она должна соответствовать рыночной или незначительно от нее отклоняться (определение Верховного суда РФ от 29.11.16 № 305-КГ16-10399)

Как оформить досье на партнера

Чтобы обобщить данные по проверке контрагента, удобнее вести на каждого партнера досье. Это также позволит сократить число бумаг, которые нужно будет представлять по требованию инспекторов.

Разработать форму досье можно самим. Главное, чтобы из нее было ясно, как компания проверила контрагента и почему выбрала именно его (см. образец ниже). В досье включите все данные, которые налоговики сейчас контролируют. Информация должна доказывать реальность деятельности контрагента и его коммерческую привлекательность.

Образец. Досье на поставщика ООО «Контрагент» (фрагмент)

Наименование контрагента

ООО «Контрагент»

ИНН/КПП/ОГРН

ИНН 7701111111 / КПП 770101001 / ОГРН 1117746307140

Юридический адрес

127016, г. Москва, ул. Новослободская, д. 5, оф. 37

Фактический адрес

Тот же

Учредитель

Иванов Иван Иванович, паспорт серии 1111 № 111111,
выдан ОВД «Новые Черемушки» 4 апреля 2006 года.
Адрес по месту регистрации: г. Москва, ул. 5-я Парковая, д. 17, кв. 11

Генеральный директор

Он же, контактный телефон 8 (495) 111-11-10

Главный бухгалтер

Петрова Елена Петровна, контактный телефон 8 (495) 111-11-11

Уполномоченный представитель

Заместитель генерального директора Соловьев Владимир Иванович
(доверенность № 12 от 11.01.2017), контактный телефон 8 (495) 111-11-12

Интернет-сайт

www.kontragent.ru, зарегистрирован 03.02.2008
по данным https://sprinthost.ru/whois.html

Рекомендации

Рекомендация ООО «Компания-1» от 14.03.2017

Результаты мониторинга и выборка потенциальных партнеров

Справка из отдела маркетинга от 20.04.2017

Причины выбора контрагента

Ведет реальную деятельность, вовремя поставляет товары, возвратов по браку нет. Успешное сотрудничество с 2013 года

Функциональные возможности

Функциональные возможности решения «Досье контрагентов» включают в себя:

  • Автоматическое заполнение реквизитов контрагента по ИНН
  • Автоматизированное ежедневное отслеживание изменений в реквизитах контрагентов и своевременное уведомление заинтересованных сотрудников
  • Хранение истории изменения реквизитов контрагента в хронологическом порядке
  • Формирование сводного отчета для оценки рисков при работе с контрагентом с возможностью детализации и рекомендациями по использованию оценки
  • Формирование актуальной выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП
  • Расширенная аналитика по финансовым и юридическим показателям контрагента
  • Хранение юридических документов по каждому контрагенту.

Автоматическое заполнение реквизитов контрагента

В решение «Досье контрагентов» автоматически по ИНН контрагента заполняется его карточка со всеми реквизитами, где также можно настроить автоматическое обновление этих реквизитов. При использовании решения «Досье контрагентов» в стандартной карточке контрагента Docsvision появляются дополнительные кнопки для проведения проверок и получения выписки по контрагенту. В случае обнаружения изменений в реквизитах контрагента система автоматически обновляет сведения о контрагенте и уведомляет об этом группу сотрудников, ответственных за ведение списка контрагентов организации. Вся история изменений по реквизитам контрагента сохраняется в хронологическом порядке в карточке контрагента. Это позволяет в любое время получать архивные данные об организации.

Экспресс-отчет по контрагенту

В решение «Досье контрагентов» можно ознакомиться с экспресс-отчетом по контрагенту, который является результатом автоматического анализа информации, собранной из открытых и общедоступных источников. Данный отчет упрощает проверку контрагента, предоставляя простые подсказки о наиболее существенных фактах в его деятельности. С помощью экспресс-отчета можно оперативно выявлять контрагентов, требующих к себе повышенного внимания. Факты и рекомендации в экспресс-отчете делятся на три категории:

  • Красная категория. В этой категории приводятся факты, которые могут свидетельствовать о том, что компания уже прекратила свою деятельность, либо в скором времени может её прекратить. По статистике, данная категория присутствует примерно у 2% контрагентов, с которыми взаимодействуют на практике.
  • Желтая категория. Желтую категорию имеют факты, на которые следует обратить пристальное внимание. Например, к данной категории относятся недавняя смена руководителя, наличие исполнительных производств по заработной плате, значительная исковая сумма в арбитражных делах в качестве ответчика и другие признаки. Данная категория присутствует примерно у 20% контрагентов.
  • Зеленая категория. Зеленую категорию имеют факты, которые могут свидетельствовать об активности компании или сообщать о других положительных признаках. Например, за последние 12 месяцев компания выигрывала госконтракты, получала лицензии и т.п. Данная категория присутствует примерно у 30% контрагентов.

Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП

Частью процесса проверки контрагента является получение и сохранение актуальной выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату проверки. В решении «Досье контрагентов» информационная выписка формируется на основе общедоступных сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и предоставляется в формате PDF. Согласно п.3 постановления Высшего Арбитражного Суда №12 от 17.02.11, выписка из ЕГРЮЛ может использоваться в арбитражных судах, так как она содержит ссылку на источник и хранится в интернете в общем доступе. Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП содержит стандартные разделы, такие как:

  • наименование контрагента;
  • адрес;
  • сведения о регистрации и регистрирующем органе, о регистрации в качестве страхователя;
  • об учете в налоговом органе;
  • об уставном капитале;
  • об уставном капитале;
  • об учредителях;
  • о видах экономической деятельности;
  • все записи, внесенные в ЕГРЮЛ, с датой внесения.

Аналитика по контрагенту

В решении «Досье контрагентов» формируется сводный аналитический отчет по финансовым и юридическим показателям контрагента, который предназначен для оценки благонадежности организации контрагента в перспективе долгосрочного сотрудничества.

Отчет предоставляет описание фактической и статистической информации по исполнительным производствам в отношении компании-контрагента (количество начатых производств, взыскиваемая сумма в рублях), статистику по арбитражным делам и гос. контрактам, где компания участвует в качестве заказчика или поставщика, количество дел и сообщений о банкротстве, а также ключевые показатели бухгалтерской отчетности (выручка, баланс, чистая прибыль за последний отчетный год).

Хранение документов контрагента

Решение «Досье контрагентов» позволяет хранить все юридические документы контрагента в едином электронном архиве, с возможностью получения мгновенного доступа к этим документам. В карточке контрагента добавляются ссылки на карточки со скан-копии бумажных документов или с электронными документами по каждому контрагенту, где в карточке документа может быть указан срок действия документа, который система Docsvision будет отслеживать и заблаговременно уведомит ответственного сотрудника о необходимости запросить новый д окумент с актуальным сроком действия.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *