Отчет по численности

Содержание

Среднесписочная численность: бланк 2018-2019 годов

Форму сведений о среднесписочной численности работников утверждает налоговая служба.

Для подачи сведений о среднесписочной численности бланк в 2018 году использовался в соответствии с приказом от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность на бланке в 2019 году за истекший 2018 год подается по той же форме. Рекомендации по заполнению формы приведены в письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Бланк единый для организаций и ИП. Скачать бланк для среднесписочной численности, подаваемый в 2019 году, можно на нашем сайте:

Форма достаточно проста в заполнении. Она состоит всего из 1 страницы, которая внешне чем-то похожа на титульный лист декларации.

В справке нужно привести сведения об организации или ИП (ИНН, КПП, наименование или Ф. И. О.), указать наименование и код инспекции. Затем нужно указать дату, на которую посчитана среднесписочная численность. Это будет:

  • 1 января текущего года — если это численность прошлого года; или
  • 1 число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.

Далее приводится собственно среднесписочная численность. Указывают ее в целых единицах.

Правила расчета численности с 2018 года установлены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Подробнее об изменениях, вносимых приказом Росстата от 22.11.2017 № 772, читайте .

В общем виде формула расчета выглядит так:

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + … + СрЧ 12) / 12,

где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, …, декабрь).

Подробнее о процедуре расчета читайте в статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников?».

Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе со сведениями.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально (ст. 29 НК РФ).

Кто и когда сдает отчет

Представлять в налоговую инспекцию отчет о среднесписочной численности должны не все работодатели. Например, предпринимателям без персонала отчитываться не нужно (п. 3 ст. 80 НК РФ). В таблице представлены организации, которым предстоит сдать отчет. Проверьте, попадает ли в их число ваша компания.

Таблица. Кто сдает сведения о среднесписочной численности

Вид организации / ИП

Когда сдавать отчет

Основание

Компания или ИП с сотрудниками

Отчет сдавайте один раз не позднее 20 января года, следующего за отчетным

Пункт 3 статьи 80 НК РФ

Новые ИП с наемными работниками

Письмо Минфина России от 19.07.2013 № 03-02-08/28369,
Письмо ФНС России от 28.04.2010 № ШС-17-3/0103

ИП с наемным персоналом прекратил деятельность в середине года

Письмо Минфина России от 30.03.2017 № 03-02-08/18588

Новая или реорганизованная компания

Сдайте отчет дважды:

  • не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации;
  • не позднее 20 января года, следующего за годом создания или реорганизации

Пункт 3 статьи 80 НК РФ

Не запутайтесь – речь идет не о статистической отчетности (форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»).

Сведения о среднесписочной численности сдаются по рекомендованной форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Передать отчет в налоговый орган можно как в электронном, так и в бумажном виде.

При этом правила подсчета применяются те же, что и для статистической отчетности, и для формы 4-ФСС: они утверждены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772 (далее — Приказ № 772). Этот документ пришел на смену прежнему приказу Росстата от 26.10.2015 № 498, который действовал до 2018 года, и в нем есть отличия.

Скачайте образец заполнения сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год.

> Как считать среднесписочную численность работников

Рассмотрим пошагово расчет среднесписочной численности работников.

Шаг 2. Определите месячную численность сотрудников с полным рабочим днем

Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем используйте формулу:

В сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.

Не включайте в расчет работниц в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз (п.79 Приказа № 772).

Внимание: если в отпуске по уходу за ребенком работница трудится неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Такие правила установлены в Приказе № 772 и действуют с 2018 года. Данный пункт отсутствовал в старом порядке заполнения формы, утвержденном приказом Росстата № 498 от 26.10.15.

Пример 2. Расчет месячной численности работников с полным рабочим днем

Вернемся к условиям Примера 1.Списочная численность работников в ООО «Сосна» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.

Определим списочную численность работников за все дни ноября:

(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.

Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:

232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.

Шаг 5. Определите среднесписочную численность сотрудников за год

Рассчитайте среднесписочную численность сотрудников за год по формуле:

Внимание

Чтобы определить численность работников за первый квартал, сложите показатели численности за январь, февраль и март и разделите на 3. Аналогично определяется численность за полугодие и 9 месяцев.

Пример 4. Итоговый расчет среднесписочной численности за год

В течение 2018 года в ООО «Сосна» среднесписочная численность работников составляла:

Месяц

Среднесписочная численность, чел.

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

Определим показатель за год:

(8 чел. + 8 чел. + 7 чел. + 8 чел. + 8 чел. + 9 чел. + 9 чел. + 8 чел. + 8 чел. + 7 чел. + 9 чел. + 7 чел.) / 12 мес. = 8 чел.

Бухгалтер заполнил отчет так, как на образце ниже.

Осталось добавить, что если сдать сведения о среднесписочной численности с опозданием, инспекторы выпишут компании или предпринимателю штраф 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ). Для руководителя организации санкция составит от 300 до 500 рублей. (ст. 15.6 КоАП).

Образец. Сведения о среднесписочной численности за 2018 год (заполненный образец)

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Как вычислить среднесписочную численность

Для определения среднесписочной численности работодателям рекомендовано руководствоваться приказом Росстата от 22.11.2017 № 772, который не успел вступить в силу в прошлом году и потому не применялся. Этот же документ регулирует подсчеты для статистической отчетности и формы 4-ФСС. Приказ Росстата от 26.10.2015 № 498, который действовал до 2018 года, больше не применяется.

Для того чтобы расчеты были правильными, нужно придерживаться следующих правил:

  1. Включать в форму сведений только тех работников, с которыми заключены трудовые договоры (п. 76 Указаний по заполнению формы, утвержденных Приказом № 772).
  2. Работники, которые находятся в отпуске, на больничном или в командировке, также должны быть включены в отчет.
  3. В отчет не нужно включать работников по договорам ГПХ, а также тех, кто является внешним совместителем (п.78 Приказа № 772).
  4. Не включают в среднесписочную численность и учредителей организации, не получающих зарплату.
  5. Сотрудницы, которые находятся в декрете или отпуске по уходу за ребеноком в отчет не включаются.
  6. Нужно отдельно определять численность сотрудников с полным рабочим днем, а также тех, кто работает неполный день.
  7. Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем используйте формулу, показанную ниже.
  8. В списочную численность работников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.

Расчет месячной численности работников с полным рабочим днем можно выполнить по специальной формуле:

Списочная численность работников на каждый день месяца / Число дней в месяце = Среднесписочная численность работников с полным рабочим днем.

Численность сотрудников с неполным рабочим днем за месяц нужно вычислять с помощью специального алгоритма:

  • Вычислить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем, разделив месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
  • Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.

А где взять эти человеко-дни? Конечно же, тоже посчитать! Для этого нужно просто умножить число отработанных дней на число работников. После этого можно узнать среднесписочную численность работников за месяц. Для этого необходимо сложить численность работников с полным и неполным рабочим временем за этот месяц. Полученный результат следует округлить до целого значения по общеарифметическому правилу (п. 79.4 Приказа № 772).

Поскольку в отчете потребуются также квартальные и годовые значения, их можно определить путем сложения результатов за соответствующее число месяцев и деления их соответственно на это число.

Составление отчетов о среднесписочной численности работников

Все работодатели обязаны раз в год представлять отчет о среднесписочной численности своих работников.

Форма и правила сдачи сведений о среднесписочной численности работников определяются НК (п. 3 ст. 80), а также Приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@.

? Кто сдает отчеты о среднесписочной численности работников?
Все работодатели. !

  • Все организации, даже те, в которых не привлекаются наемные работники,
  • Все индивидуальные предприниматели, привлекавшие в отчетный период наемных работников. Предприниматели, которые не имеют наемных работников, НЕ обязаны сдавать данный отчет (изменения, утвержденные Законом от 23.07.2013г. № 248-ФЗ).

? Каким образом заполняются сведения?
Рассчитывается среднесписочная численность работников и заполняется форма. !

Утвержденную форму сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год можно скачать .

При заполнении отчета следует обратить внимание, что значение среднесписочной численности указывается в целых единицах.

Часто возникает вопрос о дате, на которую предоставляются сведения. При предоставлении сведений о среднесписочной численности за предшествующий календарный год отражается дата – 1 января текущего года. В случае создания (реорганизации) организации отражается первое число месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).

Ниже приводится пример заполнения сведений за 2015 год.

? Как рассчитывается среднесписочная численность работников?
Указания по расчету утверждены Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428. !

Расчет среднесписочной численности за любой период (год, полугодие, квартал и т.д.) определяется следующим образом:

Среднесписочная численность за период (год, полугодие, квартал и т.д.) Среднесписочная численность работников за первый месяц периода

+

Среднесписочная численность работников за второй месяц периода

+…+

Среднесписочная численность работников за последний месяц периода

=

Количество месяцев в периоде

Внимание! В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12.

Среднесписочная численность работников за любой период рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период. Среднесписочная численность работников за каждый месяц считается по формуле:

Среднесписочная численность всех работников за месяц = Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц + Среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц

Расчет среднесписочной численности полностью занятых работников за каждый месяц:

Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц Среднесписочная численность полностью занятых работников на 1 е число месяца + Среднесписочная численность полностью занятых работников на 2 е число месяца +…+ Среднесписочная численность полностью занятых работников на последнее число месяца
=
Количество календарных дней в месяце (28, 29, 30 или 31)

И, наконец, формула расчета среднесписочной численности не полностью занятых работников за каждый месяц:

Среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц
=
Обычная продолжительность рабочего дня в организации (в часах) X Количество рабочих дней в месяце

? Куда сдавать отчет о среднесписочной численности работников?
В налоговый орган по месту нахождения ЮЛ или по месту жительства ИП. !

При этом формируется один общий отчет, в который включается работники как головной организации, так и дополнительных офисов.

? Когда сдавать отчет?
Сведения за предшествующий год представляются не позднее 20 января текущего года. !

Новые (или реорганизованные) фирмы сдают отчет не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).

При несвоевременном представлении сведений о среднесписочной численности налоговая инспекция может привлечь к ответственности в следующих размерах:

  • на организацию – в размере 200 руб. и на руководителя – от 300 до 500 руб.;
  • на индивидуального предпринимателя – в размере 200 руб.

? Каким образом можно представить сведения?
Отчет можно представить лично, по почте либо в электронном виде. !

Данный отчет может быть представлен в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет) с помощью сервисов, применяющих усиленную квалифицированную электронную подпись.

Внимание! Работодатели, имеющих более 100 работников, обязаны сдавать отчетность в электронном виде.

Для отправки отчетности через Интернет рекомендуем приобрести в Удостоверяющем Центре ЦБУ электронную цифровую подпись и использовать ее в течение одного года для сдачи отчетности в налоговые органы, Пенсионный фонд (ПФР), Фонд Социального Страхования (ФСС) и т.д.

? Как проще всего сдать отчет о среднесписочной численности работников?
Обратитесь в Центр Бухгалтерских Услуг! !

>Среднесписочная численность: на первый-второй рассчитайся

Как рассчитать среднесписочную численность (формула)

Чтобы рассчитать среднесписочную численность персонала за календарный год, предварительно необходимо сделать расчет отдельно по каждому месяцу:

Шаг 1. Считаем численность сотрудников, работающих полный рабочий день

Для этого воспользуемся следующей формулой:

Ч1 = Чм / Дм

Чм – сумма средней численности работников за каждый день месяца (то есть необходимо посчитать среднее количество работников за каждый день месяца и сложить);

Дм – число календарных дней в месяце.

Полученный результат округлять не нужно.

СЧР за выходной или праздничный день принимается равной численности за предшествующий рабочий день.

При расчете средней списочной численности не учитываются:

  1. Внешние совместители (сотрудники, у которых основным местом работы является другая организация).
  2. Физические лица, работающие по договорам ГПХ (гражданско-правового характера).
  3. Женщины в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком.
  4. Сотрудники, находящиеся в учебных отпусках без сохранения зарплаты.

Если с работником одновременно заключен и трудовой и гражданско-правовой договор, то его необходимо при расчете учитывать как одного человека.

Сотрудники, работающие неполное рабочее время по инициативе работодателя (испытательный срок и надомники), а также работники, для которых законом установлен сокращенный рабочий день (в том числе инвалиды), при расчете СРЧ учитываются как целые единицы.

Шаг 2. Считаем численность сотрудников, которые работали неполный рабочий день

Сотрудники, работающие по трудовому договору неполный день (в том числе те, кто не вышел на работу по причине болезни или служебной командировки), при расчете СЧР учитываются пропорционально отработанному времени.

Делается это по следующей формуле:

Ч2 = Тобщ / Трд / Драб

Тобщ – общее количество человеко-часов, отработанных этими работниками в отчетном месяце.

Трд – продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели установленной в организации. Например, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе этот показатель будет равен 8 часам, при 36-часовой неделе – 7,2 часа, а при 24-часовой неделе – 4,8 часа.

Драб – число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Полученный результат округлять не нужно.

Пример. Сотрудник работал на полставки (4 часа) 22 рабочих дня в месяце, при этом продолжительность рабочего дня в организации составляет 8 часов. Средняя численность в этом случае будет равна: 0,5 (88 / 8 / 22).

Шаг 3. Считаем среднюю численность сотрудников за календарный год

Для расчета средней численности сотрудников необходимо сложить показатели численности (Ч1 и Ч2) за все месяцы года и разделить полученный результат на 12 месяцев.

Если в итоге получится нецелое число, то его нужно округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).

Пример расчета

Исходные данные

В ООО «Компания» установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя.

В 2019 году с января по ноябрь на основании трудовых договоров работало 15 человек (в декабре их осталось 11, так как 4 человека было уволено по сокращению штата).

На сентябрь и октябрь с 5 новыми работниками были заключены срочные трудовые договоры на неполный рабочий день, согласно которым они работали ежедневно по 4 часа.

На протяжении всего года в организации работало 3 внешних совместителей, которые числятся в списочной численности другой компании.

Расчет среднесписочной численности

В каждом из месяцев (в период с января по ноябрь) среднесписочная численность сотрудников работавших полный день, была равна 15 человек (внешние совместители при расчете не учитываются). За декабрь численность таких работников составляет 11 человек.

Теперь посчитаем среднесписочную численность работников, которые в течение года работали неполный день:

В сентябре и октябре было по 22 рабочих дня, таким образом, численность в каждом из этих месяцев равна:

(4 часа x 5 работников x 22 рабочих дня) / 8 часов / 22 рабочих дня = 2,5

Ниже приведена таблица среднесписочной численности сотрудников за каждый месяц с учетом полученных результатов:

Месяц Среднесписочная численность Месяц Среднесписочная численность
Январь 15 Август 15
Февраль 15 Сентябрь 17,5 (15 + 2,5)
Март 15 Октябрь 17,5 (15 + 2,5)
Апрель 15 Ноябрь 15
Май 15 Декабрь 15
Июнь 15 Итого 181 человек
Июль 15

Таким образом, за 2019 год среднесписочная численность работников равна: 15 человек (181 человек / 12 месяцев).

Кто и когда должен готовить отчет о численности сотрудников

На основании ст. 80 Налогового кодекса РФ, индивидуальные предприниматели и юридические лица регулярно информируют о количестве работников на своих предприятиях. Сведения подают не позже 20 января года, следующего за отчетным.

Информация отражает годовые показатели. Если экономический агент осуществлял деятельность не круглый год, то он передает данные о персонале, зафиксированные за фактический период работы.

Даже если компания не работала, отчитываться ей все равно надо. Об этом сообщается, в том числе, в Письме Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. Исключение сделано только для индивидуальных предпринимателей, которые в течение года не привлекали наемных работников.

Отметим, что обязанность сообщить о количестве сотрудников возникает также у вновь созданных и реорганизованных компаний. Они отчитываются не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации. Затем они регулярно передают сведения о количестве сотрудников, как и остальные юрлица, и ИП, по итогам года.

Среднесписочная численность работников: куда сдавать (2018-2019 гг.)

Посчитать, сколько человек работало в организации или у ИП, необходимо для Федеральной налоговой службы. Именно это ведомство осуществляет контроль за такой информацией. Зачем ФНС это нужно? Чтобы налогоплательщики не уклонялись от обязанности направлять декларации, расчеты и отчеты в электронной форме. По закону, если среднесписочная численность сотрудников за год превышает 100 человек, налогоплательщик обязан отчитываться по телекоммуникационным каналам связи. В противном случае его оштрафуют. Для сокращения числа нарушений и наблюдения за бизнесом и был введен дополнительный отчет.

В зависимости от организации, сведения о количестве сотрудников могут готовить в бухгалтерии или отделе кадров. Но не важно, кто рассчитает, какая среднесписочная численность работников. Куда сдавать (2019 г.) — вот вопрос. Поскольку отчет нужен налоговикам, то организации сдают его по месту нахождения. Индивидуальные предприниматели направляют его в ИФНС по месту жительства. Других вариантов в НК РФ нет.

Отметим, что сведения можно подавать как в электронном виде, так и на бумаге лично или по почте. В последнем случае нужно будет направить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Бланк отчета введен Приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/ Скачать его можно в конце статьи. Заполненный образец выглядит так:

Образец заполнения

Бланк отчета

Ответственность за несдачу

Сведения о среднесписочной численности необходимо сдавать до 20 января года, следующего за отчетным. Если эта дата выпадает на выходной день, то срок переносится на следующий рабочий. Если компания не успеет или забудет сдать этот отчет, ее оштрафуют на 200 рублей: это предусмотрено п. 1 ст. 126 НК РФ.

Согласно Письму ФНС от 20.12.2018 № ЕД-4-15/, списки предпринимателей, не исполнивших обязанность в установленный срок, в 2019 году будут сформированы на 20 рабочий день после истечения сроков, то есть к 18 февраля. После этой даты бизнесу начнут приходить уведомления о штрафах. Помимо этого, налоговый орган, не получивший необходимые сведения, начнет производство по делу о налоговом правонарушении в порядке, предусмотренном статьей 101.4 НК РФ, «независимо от проведения и реализации результатов камеральной налоговой проверки налогового расчета», как того требует ФНС в Письме от 16.07.2013 № АС-4-2/12705. Если нарушение законодательства о налогах и сборах будет доказано, должностное лицо компании также будет оштрафовано, но уже по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ. Штраф по ней небольшой — до 500 рублей, но все равно неприятно.

Отметим, что если организация не сдала отчет, ее все равно обяжут это сделать. Привлечение к ответственности компании и ее руководителя ничего не решит, обязанность отчитаться о численности сотрудников сохранится. В какое время это надо будет сделать, установит налоговый орган.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *