Подотчетные лица

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно — пассивном счете № 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». Сальдо 71 счета показывает сумму долга подотчетного лица перед организацией или сумму перерасхода средств, которые возмещаются работнику, а также средства, которые снова выдаются под отчет. Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы оформляется бухгалтерской проводкой:

Дт 71 Кт 50

Рассмотрим данную операцию в ООО «Техносталь».

Бухгалтеру Лебедевой И. В. поручено приобрести канцелярские товары для офиса, для выполнения задания ей выдали из кассы предприятия наличные денежные средства в размере 3000 рублей на основании расходного кассового ордера № 123 от 13.04.2008 г (Приложение № 10).

После получения денежных средств сотрудник приступает к выполнению порученного ему задания. Далее все суммы, выплаченные из подотчетных средств, списываются с кредита 71 счета в дебет счетов 10, 15, 25, 26, 29, 41 и т.д. На примере нашего предприятия данную процедуру можно проследить следующим образом. Лебедева И. В. приобрела канцелярские товары на сумму 3000 рублей. Расходы на покупку такого рода товаров списываются в дебет 26 счета. Лебедева И. В. После выполнения порученного задания представила авансовый отчет (Приложение № 11).

В учете будут сделаны записи:

Дт 71 Кт 50 — выдано из кассы организации на приобретение канц. товаров — 3000 рублей.

Кт 71 Дт 26 — списаны расходы предприятия на приобретение канц. товаров — 3000 рублей.

Экспедитору Иванову Е. А. под отчет выданы деньги в размере 8000 рублей на основании расходного кассового ордера № 298 от 17.05.2006г (Приложение № 12) для закупки лома черных металлов. Так как металлолом является для нашей организации сырьем, то расходы на его покупку относятся на счет 10. Сотрудник закупил сырьё на 5000 рублей. Приобретение материальных ценностей всегда сопровождается отражением налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям. Денежные средства использованы сотрудником не полностью. Иванов потратил на покупку сырья 5000 рублей, а под отчет получил 8000, то 3000 рублей подотчетное лицо возвращает в кассу. Данная операция оформлена приходным кассовым ордером № 176 от 18.05.2006г. (Приложение № 13). Также сотрудником был представлен авансовый отчет № 173 от 18.05.2006г. (Приложение № 14). В учете будут сделаны бухгалтерские проводки:

Дт 71 Кт 50 — выдано из кассы предприятия подотчетному лицу — 8000 рублей.

Дт 10 кт 71- израсходованы денежные средства подотчетным лицом — 5000 рублей.

Дт 19 Кт 7 — Дт 19 Кт 71 — отражен налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям — 900 рублей.

Дт 50 Кт 71 — возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы — 3000 рублей.

В случае, когда сотрудники не отчитываются по полученным под отчет суммам, в учете составляется проводка:

Дт 94 Кт 71.

На примере нашего предприятия такой случай выглядит следующим образом. Водителю Сидорову М.В. из кассы под отчет были выданы денежные средства на сумму 1500 рублей на основании расходного кассового ордера № 124 от 13.04.2008г (Приложение № 14) на приобретение бензина для автомобиля. Водитель потратил на топливо 800 рублей, за что он представил авансовый отчет ( Приложение № 15) и кассовый чек в качестве документа, подтверждающего покупку. А остаток, Сидоров не вернул в кассу и не отчитался за него. Суммы, невозвращенные в кассу подотчетными лицами могут удерживаться с согласия работника из заработной платы. Так и в нашем случае, 700 рублей, за которые не отчитался Сидоров, были удержаны из его заработной платы, В учете были сделаны следующие проводки:

Дт 71 Кт 50 — выдано из кассы организации на приобретение топлива — 1500 рублей.

Дт 10 Кт 71 — списаны расходы предприятия на покупку топлива — 800 рублей.

Дт 94 Кт 71 — отражена неизрасходованный остаток подотчетной суммы — 700 рублей.

Дт 70 Кт 71 — удержан долг подотчетного лица из заработной платы — 700 рублей.

Если сотрудники не отчитываются за крупные суммы, тогда недостача может удерживаться в течение нескольких отчетных периодов, а бухгалтерская проводка будет составляться с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В ООО «Техносталь» менеджеру Филимоновой из кассы выдали деньги в размере 12000 рублей для совершения сделки по покупке сырья, но у поставщика возникли обстоятельства, из-за которых сделка не состоялась. При этом Филимонова не вернула денежные средства в кассу предприятия. Было решено удерживать эту сумму из ее заработной платы в течение трех месяцев, в учете это отобразилось бухгалтерскими записями:

Дт 71 Кт 50 — выдано из кассы предприятия подотчетному лицу — 12000 рублей.

Дт 73 Кт 71 — удержана задолженность подотчетного лица из заработной платы в течение длительного времени — 12000 рублей.

Денежные средства из кассы предприятия могут быть выданы на командировочные расходы. В ООО «Техносталь» сотрудников часто направляют в командировки — служебные поездки с целью выполнения какого — либо задания. Они оформляются приказом руководителя о направлении в командировку и командировочным удостоверением. При направлении сотрудника в командировку ему выдаются денежные средства на проезд, наем жилья. Также работнику выплачиваются суточные, в нашем предприятии они составляют 800 рублей в сутки.

ООО «Техносталь» 1 февраля 2008г. направило Семенова С.В. в командировку сроком на 14 дней, целью которой являлось заключение договоров о поставке сырья. ООО «Техносталь» установило, что суточные для командировок по России составляют 800 рублей в день. Перед командировкой Семенов получил из кассы 17 500, в том числе суточные 11 200 рублей (14 дн.*800 рублей). После возвращения из командировки Семенов представил авансовый отчет, автобусные билеты туда и обратно стоимостью 600 рублей и счет гостиницы, и счет фактуру на сумму 5600 рублей. В налоговом учете в состав расходов войдут суточные в пределах норм, установленных Правительством РФ, то есть, 9800 (14 дней * 700рублей). Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал 100 рублей:

17500-5600-11200-600=100 рублей. Эта сумма была возвращена им в кассу.В суточных, превышающих 700 рублей в день, необходимо удержать налог на доходы физических лиц. В бухгалтерском учете ООО «Техносталь» были сделаны проводки:

Таблица 4 — Журнал хозяйственных операций

ООО «Техносталь»

Наименование хозяйственной операции

Дебет

Кредит

Сумма

Выдан аванс на командировочные расходы

В расходы включены суточные

Включены расходы на проезд

В расходы включены затраты на проживание без НДС

4746 (5600-5600*18%/118%)

Учтен НДС по проживанию согласно счету-фактуре

854 (5600-5600*18%/118%)

Принят к вычету НДС

Возвращена в кассу неиспользованная сумма аванса

Удержан налог на доходы физических лиц со сверхнормативных суточных

Руководство ООО «Техносталь» в 2008г. приняло решение направить троих сотрудников в командировку за границу с целью привлечения новых партнеров и заключения с ними договоров на последующую поставку металла.

Каждый сотрудник получил денежные средства из кассы в иностранной валюте на основании расходных кассовых ордеров в размере 700 $. На подобные цели денежные средства поступают в кассу с валютного счета. Данная сумма в учете отражена в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на день выдачи денежных средств. После возвращения из командировки сотрудники представили авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами (авиабилетами, счетами гостиниц и т.д.).

В учете это отражено следующими проводками:

Дт 52 Кт 50 — поступило в кассу с валютного счета 2100 $ (48 300 рублей).

Дт 71 Кт 50 — выдано из кассы на командировочные расходы подотчетному лицу — 700$ (16 100 рублей).

После возвращения из командировки сотрудники представили авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами (авиабилетами, счетами гостиниц и т.д.).

Регистром учета расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер № 7, в котором сочетаются аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче, это значит, что каждой сумме денежных средств, выданной под отчет, выделяется одна строка и, следовательно, все операции (представление отчета, возврат неиспользованных средств, выплата перерасхода) будут отражаться на этой же строке. Журнал-ордер № 7 заполняется на основании журнала — ордера на №1,приходных и расходных кассовых ордеров и утвержденных авансовых отчетов. Данные журнала — ордера №7 каждый месяц переносятся в Главную книгу, а затем в баланс.

В ООО «Техносталь» применяется программа 1С Предприятие версии 7.7., при этом журнал-ордер № 7 не ведется.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *