Правила заполнения кассовой книги

Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга — это важный документ ООО и ИП, которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:

  1. Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года.
  2. Ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир).
  3. В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
  4. В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
  5. Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным.
  6. Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная. Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
  7. Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств.
  8. Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4.
  9. В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с наличными расчетами, все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый остаток денежных средств, который сверяется с суммой наличных в кассе.

Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.

Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.

Правила оформления кассовой книги

При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.

Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:

1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.

Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.

Все листы в журнале делятся на два вида:

  • вкладные — заполняются шариковой ручкой;
  • отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.

Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его отчетностью и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.

2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).

Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

  1. В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
  2. Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Как сшивать кассовую книгу?

При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления бухгалтерской документации. В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.

Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:

1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:

  • пронумеровать все листы;
  • прошить все листы;
  • на последней странице указать общее количество листов;
  • поставить печать (сургучную или мастичную);
  • подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).

2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).

При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:

  • Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
  • Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
  • Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
  • В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).

Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Базовым условием произведения современного бухгалтерского учета является ведение кассовой книги, которое строго регламентировано налоговым законодательством и соответствующими нормативными постановлениями. Последние изменение в данную процедуру были внесены министерством финансов в 2007 году, и направлены были на максимальное упрощение и оптимизацию порядка оформления документации по кассе. Данные нормы все еще являются актуальными, хотя в 2019 году ожидается некоторое их расширение и дополнение порядка заполнения.

Кассовая документация: функциональное предназначение и юридические нюансы

В частности, на 2019 год предусмотрены некоторые расширения в сфере определенного информационного поля, направленные на максимальную защиту осуществляемых предприятием, организацией или акционерным сообществом финансовых операций.

На сегодняшний день выделяют такие основные образцы обязательной к заполнению кассовой документации:

  • приходной ордер;
  • квитанции о получении/выдаче денежных средств;
  • расходной ордер;
  • внутренняя платежная ведомость;
  • кассовая книга.

Из перечисленного списка именно кассовая книга является наиболее универсальным образцом бухгалтерского документа, поскольку отображает весь процесс кругооборота денежной наличности внутри компании, и за ее пределы.

В 2019 году планируется внесение некоторых базовых изменений в виде регламента заполнения рассматриваемых книг. Данные инициативы уже рассматриваются в соответствующих законодательных комитетах, но окончательное утверждение данных инструкций зависит от Министерства финансов.

Стоит отметить, что, в связи с повышенными темпами информатизации современного общества, и экономических отношений в частности, в последнее время все большей популярностью пользуется метод оформления кассового учета в электронном виде. Такая инновация способствует повышению эффективности и эргономичности процесса, ускоряет произведение базовых вычислений, и позволяет избежать большей части допускаемых по техническим причинам оплошностей.

Образец правильного заполнения данной документации в электронном виде можно получить на официальном сайте налогового управления, а также на специализированных ресурсах, число которых все время увеличивается. Пример заполнения, представленный на указанном сайте, содержит максимально точную и поэтапную инструкцию, позволяющую справиться с данной задачей, даже не имея предварительной подготовки.

Каждого современного бухгалтера интересует, как правильно вести кассовую книгу, чтобы избежать усложнений с налоговым регламентом и более эффективно организовать процесс кассового учета.

Что такое кассовая книга и зачем она вам нужна?

Данная книга представляет собой журнал регистрации всех наличных денежных поступлений, имеющих место в рамках осуществления профильной деятельности конкретного предприятия или организации.

Основанием для заполнения кассовой книги являются базовые информационные данные по поступлению финансовой наличности в резерв компании илиорганизации. Кроме непосредственной денежной прибыли, в этой книге фиксируются также некоторые операции, связанные с выдачей денежных сумм. Например, в данном документе фиксируют выдачу заработной платы сотрудникам по дополнительной ведомости, в случае, если платежная ведомость не была заполнена по уважительным причинам.

В кассовой книге отмечаются любые изменения финансового состояния предприятия, компании или ИП в плане продвижения наличных денежных ресурсов в течении дня, даже если эти движения осуществляются исключительно в рамках внутренней структуры предприятия.

Порядок ведения бухгалтерского учета предполагает максимальную точность, и аккуратность в заполнении всех регистрационных полей в учетной книге. В дальнейшем данная информация может способствовать организации единой системы учета \ данных по всей компании или даже финансово-экономической отрасли.

Кроме чисто статистического значения, ведение рассматриваемых книг имеет и абсолютно практическое, утилитарное значение. В любой момент налоговая инспекция или органы внутреннего экономического контроля могут поинтересоваться финансовыми реквизитами осуществления той или иной денежно-наличной операции предприятия или ИП.

На страницах этого журнала отображены все основные пункты, имеющие сколько-нибудь существенное значение для фискальной системы и процесса регистрации финансовых доходов субъекта предпринимательства.

Строгая отчетность: надежное основание для процветающего бизнеса

Книга регистрации денежно-наличных поступлений является документом строгой финансовой отчетности. Заполнение кассовой книги требует постоянного обновления базовых реквизитов. Смена данных осуществляется ежедневно, и фиксируется в соответствующих рубриках.

В современных пособиях по бухгалтерскому учету, или даже в сети вы можете найти примеры правильного заполнения учетных книг. Ведение данного типа деловой документации подчиняется тем же базовым правилам и установкам, что и в Российской Федерации, а также на всем постсоветском пространстве. Впрочем, на 2019 год прогнозируется внесение некоторых изменений в образцы регламентации деятельности фискальной системы, в том числе и ведения бухгалтерского учета, как основного механизма обеспечения прозрачности и эффективности системы экономических взаимоотношений.

Особа, отвечающая за ведение рассматриваемого кассового документа, является, как правило, старшим кассиром, или бухгалтером предприятия или организации. В случае, если субъект предпринимательской деятельности является индивидуальным предпринимателем (ИП), он обязан вести данную книгу самостоятельно.

Стоит отметить, что, начиная с 2014 года, для ИП процедура ведения учетной документации значительно упрощена. Из образцов ведения данных журналов исчезли многие рубрики, заполнение которых являло собой достаточно трудоемкий и длительный по времени процесс, в то время как в информационном плане эти данные не представляли особой ценности.

Заполнение: алгоритм и особенности процесса

Кассовая книга как документ строгой финансовой отчетности подвергается строгой регламентации, поэтому его ведение осуществляется соответственно с четко определенными нормативными постановлениями.

Кассовая книга заполняется согласно определенному порядку.

  1. Во-первых, кассовая книга существует в едином экземпляре. Ее регистрируют, прошивают, а страницы нумеруют.
  2. Нумерация страниц подтверждается подписью руководителя предприятия, главным бухгалтером или ИП.
  3. Никакие помарки или исправления в кассовой книге не допускаются.
  4. В случае если ошибки в заполнении все же были допущены, их исправление должно быть завизировано подписью старшего кассира или главного бухгалтера, и подтвержденосоответствующейпечатью.
  5. Кассовая книга является оригинальным документом, но каждая запись имеет два экземпляра, поскольку производится под копирку. Второй экземпляр воспроизводится на отрывной страничке кассовой книги. Кассир предприятия использует данную копию в качестве собственного отчета. Оригинал записи содержится в кассовой книге.
  6. Порядок внесения данных в кассовую книгу также строго регламентирован. На сегодняшний день он предполагает заполнение от 25 до 35 регистрационных полей, в зависимости от характера и сферы деятельности предприятия.
  7. Если книга ведется в электронном виде, она также должна соответствовать базовым нормативным требованиям. В конце дня заполненные страницы распечатываются и подшиваются в унифицированном формате.
  8. В случае, если предпринимателю или третьему лицу требуется определенная информация, зафиксированная в кассовой документации, ему будет предоставлена соответствующая выписка, утвержденная руководителем предприятия, организации, или главным бухгалтером. Выписка имеет хронологическое ограничение в сроке действительности, которое обычно указывается в теле данного документа.

Таким образом, кассовые книги – это образец эффективного упорядочения и унификации данных о движении финансовых потоков наличности внутри компании, а также о ее внешних взаимодействиях с другими экономическими структурами. Такой способ фиксации информации обеспечивает государственной фискальной системе максимальный и оперативный доступ к сфере контроля экономического пространства, в том числе малого бизнеса и ИП.

В то время, как книги устаревшего регламента содержали всего 25 информационных полей, обязательных для заполнения – в кассовых реестрах обновленного порядка заполнения количество таких полей выросло до 35.

Прерогативы индивидуального предпринимательства в сфере кассового учета

В то же время, для ИП заполнение отдельных регистрационных форм не является обязательным. В 2019 году прогнозируется дальнейшая оптимизация и упрощение процедур осуществления кассового учета, с тем, чтобы создать максимально благоприятную площадку для дальнейшего развития и стимуляции роста малого предпринимательства и частных форм индивидуального бизнеса.

Большинство ИП и представителей малого бизнеса уже сегодня отмечают значительную либерализацию налогового законодательства и существенные смягчения в сфере производства бухгалтерского учета. Примером такого смягчения являются нормы заполнения кассовых книг, которые на 2019 г. еще более минимизируются. Такие виды взаимодействия государственной фискальной системы с ИП и малым бизнесом позволяют говорить о значительном повышении уровня экономической эффективности управления и контроля, а также учета внутренних и внешних денежно-наличных потоков в отечественной экономической структуре.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *