Приказ на отпуск образец РБ

Алгоритм оформления документов при предоставлении трудового отпуска работнику. Василевич С.

В большинстве организаций только с наступлением лета начинается отпускная пора. И учитывая разнообразность способов оформления предоставления трудового отпуска, мы решили рассмотреть для вас каждый из них. Трудовой отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы.

Способы оформления трудового отпуска

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст. 152 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Таким образом, вы вправе по своему усмотрению выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска: либо приказ (распоряжение, решение), либо записку об отпуске.

Оформление трудового отпуска приказом

Для издания приказа необходимо в первую очередь его основание. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска могут служить график отпусков, уведомление о предоставлении отпуска и заявление работника. Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливают в соответствии с графиком трудовых отпусков, который утверждает наниматель по согласованию с профсоюзом или в случае отсутствия профсоюза самостоятельно (часть первая ст. 168 ТК). График отпусков – это локальный нормативный правовой акт, обязательный для исполнения как для работников, так и для нанимателя. Его составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением, либо в иной срок, согласованный с профсоюзом. При составлении графика отпусков вы должны принимать во внимание как особенности производства, так и интересы работников.

Уведомление о предоставлении отпуска

При предоставлении отпусков помните об обязанности, предусмотренной ст. 169 ТК, согласно которой вы должны уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Поскольку уведомление работника о начале трудового отпуска является обязанностью нанимателя, во избежание спорных ситуаций необходимо это сделать в письменной форме и желательно составить в 2 экземплярах. Один экземпляр надо вручить работнику, а второй, подписанный им, хранить у себя. Форма предупреждения (уведомления) законодательством не определена, поэтому разработайте ее самостоятельно или воспользуйтесь приведенной ниже.

Образец уведомления о предоставлении трудового отпуска Общество с ограниченной Экономический отдел
ответственностью «Ритм» Экономисту 1-й категории
(ООО «Ритм») Стрельцовой С.С. УВЕДОМЛЕНИЕ
04.05.2011 № 76 г. Минск О предоставлении
трудового отпуска Уважаемая Светлана Сергеевна! Сообщаем вам, что в соответствии с графиком трудовых отпусков ваш трудовой отпуск за рабочий год с 23.10.2010 по 22.10.2011 начинается с 19.05.2011. Директор общества Подпись А.Н. Боровик Уведомление получил Подпись С.С. Стрельцова
04.05.2011 Если конкретная дата трудового отпуска предусмотрена графиком трудовых отпусков, то требовать от работника заявления не нужно. Уведомление совместно с графиком трудовых отпусков и будет являться основанием для издания приказа. В такой ситуации возможен и другой способ оформления трудового отпуска. Для этого необходимо издать приказ о его предоставлении заранее (например, 15 апреля – о предоставлении трудовых отпусков в мае) и не позднее чем за 15 календарных дней до начала отпуска ознакомить с приказом под роспись каждого заинтересованного работника. В таком случае основанием для издания приказа будет являться только график трудовых отпусков. Если же конкретная дата трудового отпуска не предусмотрена графиком трудовых отпусков либо работник желает пойти в трудовой отпуск не по графику, то предложите ему написать соответствующее заявление.

Заявление работника

Заявление о предоставлении отпуска до момента его поступления на рассмотрение к руководителю организации либо уполномоченному лицу и принятия по нему решения должно быть правильно оформлено и содержать следующую информацию:

1) наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник, желающий пойти в отпуск;

2) адресат (т.е. должность руководителя организации либо уполномоченного им должностного лица, его фамилия и инициалы);

3) название вида документа («ЗАЯВЛЕНИЕ»);

4) дата подписания заявления и регистрационный номер;

5) текст;

6) подпись заявителя;

7) визы заинтересованных лиц.

Оформление заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера. Однако независимо от способа оформления как работник, так и визирующее лицо должны собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату. Дату и регистрационный номер в заявлении о предоставлении отпуска проставляют в соответствии с записью, сделанной в журнале регистрации внутренних документов.

В тексте заявления работник должен указать вид отпуска, в который он собирается пойти, количество дней, которое он хочет использовать, и желаемую дату начала. Если работник собирается воспользоваться своим правом на социальный отпуск, то он обязательно указывает причину, в соответствии с которой он желает пойти в данный отпуск, либо основание, по которому законодательством предусмотрена обязанность предоставления такого отпуска нанимателем. Под текстом заявления работник подписывается с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи.

После подписи заявителя, слева, заявление визируют заинтересованные должностные лица организации. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (п. 61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция)).

Визы проставляют ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования. При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.

Образец оформления заявления о предоставлении трудового отпуска Экономический отдел Директору ООО «Ритм»
Боровику А.Н. ЗАЯВЛЕНИЕ Резолюция
04.05.2011 № 57 Прошу предоставить мне трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 16.05.2011. Экономист 1-й категории Подпись С.С. Стрельцова Начальник экономического отдела
Подпись С.А. Соболь
04.05.2011 Подписанное и завизированное заявление передается руководителю или уполномоченному должностному лицу для наложения резолюции.

Резолюция руководителя

Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа (п. 53 Инструкции). Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). Резолюция руководителя должна отражать его конкретное решение (в данном случае – о предоставлении либо непредоставлении отпуска) и располагаться между адресатом и текстом заявления, а при отсутствии достаточного места в этой области – на любом свободном месте лицевой стороны, кроме полей документа.

Выражая свое решение, руководитель вправе также корректировать предлагаемые сотрудником условия, например, если у сотрудника следующий рабочий год только начался и наниматель не желает предоставлять ему трудовой отпуск авансом и не по графику трудовых отпусков, но согласен предоставить его часть в количестве 14 календарных дней за отработанный период, то его резолюция будет следующего содержания:

Степанову В.В. (Ф.И.О. исполнителя, в нашем случае – специалиста по кадрам)
Подготовить приказ о предоставлении
части отпуска с 16.05.2011 на 14 календарных дней.
Подпись руководителя
05.05.2011

Проект приказа о предоставлении отпуска

После проставления резолюции заявление направляется в отдел кадров для подготовки приказа о предоставлении отпуска. При подготовке приказа о предоставлении отпуска помните, что этот приказ относится к группе приказов по личному составу. Начинаться он должен с распорядительного слова «ПРЕДОСТАВИТЬ», которое пишется прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов, поскольку в приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие (п. 99 Инструкции).

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (п. 100 Инструкции). Визу на приказах оформляют по тем же правилам, что и на заявлениях. В обязательном порядке распорядительные документы необходимо согласовывать с юридической службой организации. После этого согласованный проект документа представляют на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Образец приказа о предоставлении отпуска Общество с ограниченной
ответственностью «Ритм»
(ООО «Ритм») ПРИКАЗ 04.05.2011 № 42-л г. Минск О предоставлении отпуска
Стрельцовой С.С. ПРЕДОСТАВИТЬ:
СТРЕЛЬЦОВОЙ Светлане Сергеевне, экономисту 1-й категории экономического отдела, трудовой отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 16.05.2011 по 29.05.2011 за рабочий год с 23.10.2010 по 22.10.2011. Основание: заявление Стрельцовой С.С. от 04.05.2011 № 57. Директор Подпись А.Н. Боровик Визы С приказом ознакомлен: Подпись С.С. Стрельцова
04.05.2011 Регистрация приказа о предоставлении отпуска

После подписания приказ передают на регистрацию. Приказы по личному составу регистрируют отдельно от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам. Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Регистрационным индексом приказа о предоставлении отпуска, регистрируемого в порядке, определенном абз. 4 п. 142.3 Инструкции, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (п. 142.4 Инструкции).

Иными словами, если в организации в течение года издается большое количество приказов о предоставлении отпусков, то их регистрация допускается в отдельном регистрационном журнале с добавлением к порядковым регистрационным номерам иной буквы, например вместо буквы «л» буквы «о». Приказ зарегистрирован, но работа специалиста по кадрам на этом не заканчивается. Необходимо еще ознакомить с данным приказом работника, который должен поставить свою подпись и дату ознакомления, и после передать приказ в бухгалтерию для начисления и выплаты среднего заработка за время трудового отпуска.

Оформление трудового отпуска запиской об отпуске

Вторым способом оформления отпуска является заполнение формы записки об отпуске, которая является альтернативой приказу (распоряжению, решению), а не дополнением к нему. При оформлении записки об отпуске также не забывайте об обязанности уведомить работника о начале трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Примерная форма записки об отпуске установлена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 04.10.2010 № 139.

Образец примерной формы записки об отпуске Записка об отпуске
» 04 » мая 2011 г. № 30

Стрельцовой Светлане Сергеевне
(фамилия, собственное имя, отчество работника)

экономический отдел
(наименование структурного подразделения: филиала, цеха, участка, отдела и др.) экономист 1-й категории 39
(профессия, должность) (табельный номер)

Предоставляется:
1. трудовой отпуск за рабочий год с «23» октября 2010 г. по «22» октября 2011 г. на 14 календарных дней, в том числе:
1.1. основной отпуск 14 дней;
1.2. дополнительный отпуск:
___________________________________________________________ _________ дней;
___________________________________________________________ _________ дней;
___________________________________________________________ _________ дней;
2. социальный отпуск (в календарных днях):
___________________________________________________________ _________ дней;
___________________________________________________________ _________ дней;
___________________________________________________________ _________ дней.
Отпуск предоставляется с «16» мая 2011 г. по «29» мая 2011 г. Директор Подпись А.Н. Боровик
(должность руководителя организации или уполномоченного им должностного (И.О. Фамилия) лица, подпись) 04.05.2011

Виды отпусков

Действующим трудовым законодательством Беларуси предусмотрено предоставление гражданам следующих видов отпусков:

  • Очередной оплачиваемый. Ежегодно предоставляется гражданам, отработавшим на основном месте работы (по трудовому договору) не менее 6 месяцев. Длительность – 28 дней, период предоставления определяется графиком отпусков, при составлении которого нанимателям рекомендуется учитывать мнение работников.
  • За свой счет (неоплачиваемый). Предоставляется в случаях, когда время очередного отпуска еще не наступило. Обычно запрашивается работником в связи с личными обстоятельствами.
  • Учебный. Предоставляется сотруднику, который получает образование, при предоставлении соответствующей справки из учебного заведения (о необходимости сдачи сессии). Фактически это разновидность социального отпуска, который может быть как оплачиваемым (при получении первого образования), так и предоставляться за свой счет.
  • По беременности и родам. Предоставляется женщинам при наличии соответствующей справки медицинского учреждения. Независимо от вида отпуска решение о его предоставлении принимается непосредственным начальником работника, согласовывается с кадровой службой и утверждается руководством предприятия.

Перенос

Если дата отпуска уже утверждена, но по каким-то причинам работнику нужно его перенести – пишется соответствующее заявление. Его форма является стандартной, в содержательной части излагается просьба о переносе, желаемая дата начала, а также причины переноса (например, «по семейным обстоятельствам»).

Очередность предоставления трудовых отпусков согласно части первой ст. 168 ТК устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков. Материал напомнит вам важные моменты, которые необходимо учитывать при составлении графика, а также поможет перепроверить себя.

Какими организациями и в какие сроки составляется график трудовых отпусков?

График трудовых отпусков составляется в организациях независимо от формы собственности, а также численности работников.

График составляется на календарный год до 5 января. Иной срок может быть установлен коллективным договором, соглашением либо по согласованию нанимателя с профсоюзом (часть вторая ст. 168 ТК).

Самостоятельно наниматель не может изменить этот срок, а значит, если в организации нет профсоюза (соответственно, и коллективного договора), график должен быть составлен до указанной в ТК даты.

Каким документом устанавливается порядок составления графика?

Как правило, для своевременного составления графика трудовых отпусков наниматель издает приказ о подготовке графика трудовых отпусков на очередной календарный год, в котором указывается порядок, срок его подготовки.

Однако издание приказа не является обязательным. А порядок и срок подготовки графика трудовых отпусков могут быть закреплены в локальном нормативном правовом акте (ЛНПА).

Советы от редакции В случае когда в организации большая численность работников, целесообразно установить обязанность руководителей структурных подразделений предоставлять ответственному за составление графика лицу в определенный срок сведения о времени трудовых отпусков работников этих структурных подразделений. Пример Приказ о составлении графика трудовых отпусков.

Общество с ограниченной ответственностью г. Минск

«ВизаКОН»

ПРИКАЗ

«01» декабря 2016 г. № 25

О составлении графика трудовых отпусков на 2017 г.

С целью планирования трудовых отпусков работников организации на 2017 г. и в соответствии с частью первой статьи 168 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений, руководителям, в подчинении которых находятся работники, не входящие в состав структурных подразделений, предоставить предложения о планировании трудовых отпусков подчиненных работников по согласованию с ними в отдел кадров до 13.12.2016.

2. Специалисту по кадрам Авдейчик К.М.:

– проверить внесенные предложения на соответствие требованиям законодательства о предоставлении трудовых отпусков;

– составить график трудовых отпусков на 2017 г.;

– представить график трудовых отпусков на согласование профсоюзу до 20.12.2016;

– согласованный с профсоюзом график трудовых отпусков представить на утверждение директору до 28.12.2016.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Иванову С.С.

Директор Андрейчик П.М. Андрейчик

(подпись) (инициалы, фамилия)

Начальник отдела кадров Иванова С.С. Иванова

(подпись) (инициалы, фамилия)

«01» декабря 2016 г.

Начальник юридического отдела Ольхов А.И. Ольхов

(подпись) (инициалы, фамилия)

«01» декабря 2016 г.

С приказом ознакомлены

На что следует обратить внимание при составлении графика трудовых отпусков?

Работник, ответственный за составление графика трудовых отпусков, сводит информацию, проверяя ее на соответствие условиям и гарантиям при предоставлении трудовых отпусков, установленным законодательством.

При этом необходимо обратить внимание на следующее.

Рабочий год работника (ст. 163–165 ТК): исчисление продолжительности рабочего года; периоды, включаемые в рабочий год; смещение рабочего года в связи с недостающим количеством дней до полной продолжительности рабочего года.

Рабочий год работника и календарный год не совпадают, за редким исключением. Таким образом, в течение одного календарного года у работника заканчивается рабочий год и начинается очередной. При составлении графика трудовых отпусков возможно планирование трудовых отпусков за два рабочих года, т.е. двух трудовых отпусков. Это не будет нарушением законодательства.

Однако не допускается предоставление отпуска за следующий рабочий год до его начала (например, если очередной рабочий год начинается с 20 ноября 2017 г., то начало трудового отпуска за рабочий год 20.11.2017 – 19.11.2018 не может быть ранее 20 ноября 2017 г.).

При наличии у работника неиспользованных трудовых отпусков (их частей) за предыдущие рабочие годы следует также включать их в график трудовых отпусков.

Для внутренних совместителей планируются два трудовых отпуска: за рабочий год по основной работе и рабочий год по совместительству. Рабочие годы исчисляются по каждой работе самостоятельно. По основной работе – с даты приема на работу в организацию, а по внутреннему совместительству – с даты начала работы по совместительству.

Рабочий год, за который предоставляется дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, а также дополнительный отпуск за особый характер работы, исчисляется с учетом подп. 1.1, 1.4 постановления Совмина от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы» (далее – постановление № 73).

Условия предоставления трудового отпуска за рабочий год (ст. 166–167 ТК): за первый рабочий год – не ранее чем через шесть месяцев работы у нанимателя, кроме случаев, указанных в ст. 166 ТК; за второй и последующие рабочие годы – в любое время рабочего года. Таким образом, трудовой отпуск может быть использован авансом, например, в начале рабочего года.

Продолжительность трудового отпуска (основного и дополнительных), а также суммирование трудовых отпусков (ст. 155, 157–160, 162 ТК, Декрет от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины», постановление № 73, постановления Совмина от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней», от 18.03.2008 № 408 «О предоставлении дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день»).

Следует обратить внимание, не изменилась ли в течение рабочего года продолжительность трудового отпуска работника, например, в связи с установлением ненормированного рабочего дня.

Трудовой отпуск работника может быть разделен на две части (часть первая ст. 174 ТК). При этом такое деление не может быть по решению нанимателя – только по договоренности сторон. Любая из частей трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, т.е. это может быть и вторая часть отпуска, а не первая. Деление отпуска на большее количество частей допускается, если это закреплено в коллективном договоре, соглашении, но не по договоренности работника и нанимателя.

В случае переноса части трудового отпуска на следующий рабочий год следует планировать в течение текущего рабочего года не менее 14 календарных дней трудового отпуска, а также учесть, что трудовой отпуск некоторых категорий работников не может быть перенесен на следующий рабочий год (ст. 170 ТК).

Время предоставления трудового отпуска.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников (часть первая ст. 168 ТК).

Категории работников, которым наниматель обязан запланировать трудовые отпуска по их желанию в летнее или другое удобное время, в определенный период, указаны в части четвертой ст. 168 ТК. Иные категории работников, которым наниматель должен запланировать трудовые отпуска в летнее или другое удобное для них время, могут быть также установлены в коллективном или трудовом договоре.

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (часть третья ст. 168 ТК).

Период предоставления трудового отпуска в графике может быть обозначен конкретными датами либо может быть указан только месяц. Во втором варианте дата начала отпуска согласовывается сторонами впоследствии. Как правило, работник пишет заявление о предоставлении трудового отпуска с определенного числа запланированного месяца, а наниматель ставит на заявлении резолюцию. В первом же варианте в заявлении нет необходимости – достаточно оформить предоставление отпуска приказом (распоряжением) нанимателя или запиской об отпуске (часть первая ст. 152 ТК) на основании графика трудовых отпусков.

В случае если работник желает заменить часть отпуска денежной компенсацией, отпуск (не менее 21 календарного дня) следует планировать на конец рабочего года, так как отпуск, предоставляемый авансом, не может быть заменен денежной компенсацией (ст. 161 ТК).

Форма графика трудовых отпусков

Законодательство не устанавливает форму и сведения, обязательные для графика трудовых отпусков. Форма графика, которая является рекомендательной, предусмотрена Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25.

Обязательным дополнительным реквизитом графика трудовых отпусков является гриф утверждения нанимателем. До утверждения графика нанимателем он согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (часть первая ст. 168 ТК).

Порядок оформления согласования, в т.ч. визирования, документов предусмотрен п. 59–61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Утверждение графика возможно двумя способами – изданием распорядительного документа или должностным лицом (п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Работников необходимо ознакомить с графиком трудовых отпусков

Утвержденный график трудовых отпусков должен быть доведен до сведения всех работников (часть вторая ст. 168 ТК). Например, посредством размещения графика в общедоступном для работников месте либо ознакомления с графиком каждого работника под роспись.

График трудовых отпусков является документом, устанавливающим трудовой распорядок (часть первая ст. 194 ТК). Он является обязательным для исполнения как работником, так и нанимателем, если он составлен в соответствии с законодательством и не нарушает права работника.

Установленное графиком время отпуска можно изменить

Изменение установленного графиком времени предоставления трудового отпуска возможно только по соглашению сторон, а в одностороннем порядке – в случаях, предусмотренных законодательством (ст. 171, 172 ТК), при возникновении обстоятельств, указанных в части четвертой ст. 168 ТК (например, отпуск по беременности и родам).

Внесение изменений и дополнений в график трудовых отпусков, в т.ч. в случае приема на работу нового работника, не является обязательным и осуществляется, если это установлено нанимателем, в локальном нормативном правовом акте.

Советы от редакции Для внесения изменений и дополнений могут быть предусмотрены дополнительные графы в самом графике трудовых отпусков либо составлен отдельный документ. Порядок составления изменений и дополнений может быть аналогичным составлению графика трудовых отпусков с указанием основания внесенных изменений, дополнений.

Татьяна Микша, юрист

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *