Расчетный лист

Использование расчётных листов в различных странах

В России обязанность работодателей письменно извещать всех работников при выплате заработной платы установлена статьей 136 «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы» Трудового Кодекса РФ. Согласно этому федеральному закону (№ 197-ФЗ от 30 декабря 2001 года) в данном извещении (расчётном листе) отражают составные части заработной платы (в том числе иные начисления и выплаты работнику), перечисляют размеры и основания удержаний и указывают сумму, подлежащую выплате. Несмотря на обязанность выплаты зарплаты не реже чем два раза в месяц, на практике широко распространена выдача работнику одного расчетного листа за каждый месяц.

В Республике Беларусь ранее в подобных целях использовались Расчетные книжки (по форме, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 28 октября 1956 года). С 26 января 2008 года статьей 80 Трудового Кодекса РБ были введены расчётные листки.

Украинским трудовым законодательством (ст. 30 Закона об оплате труда и ст. 110 КЗоТ) установлена обязанность работодателя сообщать работнику о размерах оплаты труда. До 2009 года применялись «типовые формы первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате», затем типовая форма №П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника».

В ряде западных стран работники получают так называемые Payslips.

Примечания

  1. payslip Meaning in the Cambridge English Dictionary
  2. 1 2 Расчетный листок – документ, необходимый любому работодателю, Клерк (20.09.12). Дата обращения 5 декабря 2015.
  3. Новые графы появились в расчетном листке, «Актуальная бухгалтерия» Выпуск 6/2012, «Гарант-Пресс». Дата обращения 5 декабря 2015.
  4. Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы / Трудовой кодекс Российской Федерации, СПС Гарант
  5. Татьяна Гежа, Расчетный листок, 2012
  6. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24 декабря 2007 г. N 5277-6-1 «Об отпуске с последующим увольнением»: «При начислении и выплате работника второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем должны будут выданы расчетные листки»
  7. Расчетный листок / Рубрика «Документарий», Заработная Плата № 10 (октябрь 2010). Дата обращения 5 декабря 2015.
  8. РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК КАК СПОСОБ СВОЕВРЕМЕННОГО ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ МОЖЕТ БЫТЬ ЭЛЕКТРОННЫМ, Главный Бухгалтер. Зарплата № 8 (116) (апрель 2013). Дата обращения 5 декабря 2015.
  9. Приказ Минстата от 22.05.96 г. №144 «Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате»
  10. Приказ Госкомстата от 05.12.2008 г. №489 «Держкомстат України НАКАЗ від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці»»
  11. Марина ТАРАСОВА. Каждый работник обязан получить расчетный листок по заработной плате, Вопросы и ответы № 25-26 (22.6.2009), «Дебет-Кредит». Дата обращения 5 декабря 2015.
  12. Расчетная книжка рабочего Московского Металлического Завода (завод Гужона, будущий «Серп и Молот») 1907-1908 гг. / Тематический электронный ресурс «Эволюция трудовых отношений», кафедра исторической информатики исторического факультета МГУ им. М.В.Ломоносова.
  13. 3769 Правила о надзоре за заведениями фабричной промышленности и о взаимных отношениях фабрикантов и рабочих.. Полное собрание законов Российской Империи. Собрание третие, том VI, От 3436-4137 и дополнения, Санктпетербург, 1888 266-270 (Июнь 1886). — «21. Каждому рабочему, не позднее семи дней по допущении к работе на фабрике, должна быть выдана расчетная книжка…». Дата обращения 5 декабря 2015.
  14. Расчетная книжка рабочего Московского Металлического Завода / Тематический электронный ресурс «Эволюция трудовых отношений», кафедра исторической информатики исторического факультета МГУ им. М.В.Ломоносова: «Со стр. 66. — Расчетные листы за декабрь 1907 — март 1908.»
  15. Статья 100. Расчетные книжки — Постатейный Комментарий к КЗоТ Российской Федерации — отв. ред. К.Н. Гусов — М.: «Проспект», 1996 (Фонд «Правовая культура»)

Как правильно выдавать: порядок и правила выдачи

Как уже было указано, данный листок выдается сотрудникам компании ежемесячно. Он может выдаваться через кассу, если зарплата перечисляется в виде наличности.

Если зарплата начисляется на банковские карты служащих, то в день перечисления заработной платы. Либо же передачей документов может заниматься уполномоченное лицо в определенный установленный день месяца.

Составлением расчетного листка могут заниматься следующие лица:

  • Работник профсоюза.
  • Работник бухгалтерии, если организация мала для создания профсоюза.
  • Сам предприниматель, если работник является сотрудником ИП.

Указанный документ относится к личным данным, поэтому передается исключительно в руки сотруднику. Передача через третье лицо в данном случае недопустима.

Многие современные предприниматели стремятся к экономии времени, денег и бумаги. И стараются выдавать расчетные листы через интернет на персональную электронную почту. Однако такой способ возможен лишь в дополнение. Использовать его в качестве основного нельзя.

Исключение в данном случае составляют только дистанционные работники. Всем остальным штатным сотрудникам следует предоставлять информацию о заработной плате на бумажном носителе.

Какими законами регулируется заработная плата читайте в нашей статье.

Приказ о расчетном листке по заработной плате

Примечательно, что несмотря на требования к предпринимателям со стороны Трудового Кодекса РФ об обязательной выдаче листков о зарплате, трудовое законодательство никак не регламентирует форму указанного документа. В связи с этим руководству компании необходимо утверждать форму расчетного листа самостоятельно.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Это может быть сделано либо посредством отдельного локального акта в организации, либо при помощи специального приказа. Последний может быть включен в:

  • учетную политику организации;
  • правила трудового распорядка в организации.

Применение не утвержденной формы крайне не рекомендуется, поскольку это может повлечь за собой большое количество споров, судебных исков и других возможных неприятностей.

Однако, несмотря на отсутствие образца для расчетного листа в соответствующих нормативных актах, принятие такового не должно встать проблемой, поскольку любая современная компания пользуется специальными бухгалтерскими программами или вынуждена это делать.

А практически любое программное обеспечение из указанной группы имеет готовую форму для заполнения расчетного листка по зарплате.

Готовый бланк расчетного листа можете скачать .

В случае, если же идет работа в ИП, или у организации нет возможности приобрести необходимый программный продукт, всегда можно обратиться в справочно-правовые системы. Там есть возможность получить юридически грамотно оформленный образец документа.

Как разобраться в документе?

В любом расчетном листке имеются следующие обязательные разделы:

  • Вводный или общий. В нем указываются:
  1. Наименование организации, отдел, либо подразделение, либо филиал.
  2. ФИО работника, а также его должность в данной организации и табельный номер.
  3. Период, за который выдается расчетный лист. Чаще всего это месяц, но если сотрудник отработал меньший срок, то обозначаются границы последнего.
  4. Оклад, если от него рассчитывается заработная плата работника. При этом указывается тарифная ставка.
  • Начисления. Здесь считается все обработанное время, которое впоследствии умножается на тарифную ставку для расчета итогового оклада. Сюда же вносятся:
    1. Премии.
    2. Начисления на период больничного.
    3. Отпускные.
    4. Любые другие дополнительные начисления.

    Для всех пунктов указывается период, за который были проведены начисления, а также их характер и особенности, такие как работа в ночные часы, надбавка за вредность и т.д.

  • Вычеты. В этом разделе перечисляются все причины, по которым производились те или иные отчисления из зарплаты. К ним относятся:
    1. НДФЛ.
    2. Пенсионные отчисления.
    3. При необходимости вычитается сумма для выплаты алиментов.
    4. Выплаты в пользу профсоюза.
    5. Штрафы.

    Обязательно потребуется указать, за что были произведены те или иные удержания из зарплаты.

    Если в процессе работы подразумевается выплата натуральным продуктом, например, всем известное молоко за вредность, этот тип «начислений» потребуется также указать в расчетном листке.

  • Подведение общих итогов. Отражается информация о сумме, которая будет получена сотрудником в кассе или переведена на банковскую карточку.
  • (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

    Чтобы не прописывать название и причину каждого типа начислений или удержаний, бухгалтерии многих компаний пользуются заранее определенными шифрами или кодами, состоящими из того или иного набора цифр. Наличие таких цифровых комбинаций позволяет работникам бухгалтерии быстрее и легче рассчитать зарплату сотруднику.

    Сами работники в дальнейшем могут воспользоваться указанными в листке кодами для расшифровки указанной информации, чтобы правильно читать и понять документ.

    Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?

    В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

    На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.

    Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.

    Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.

    Расчетный лист и персональные данные

    В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

    Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.

    Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:

    • если листки бумажные — в отдельном кабинете (в бухгалтерии) при поочередном его посещении сотрудниками;
    • если листки электронные — посредством их отправки на e-mail, принадлежность которого конкретному лицу достоверно установлена.

    Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах — несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).

    Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм — ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.

    Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы

    Внимания заслуживают следующие обстоятельства:

    1. Расчетные листки как источники персональных данных хранятся не менее 5 лет (при проведении ревизий), не менее 75 лет — если не используются расчетные счета (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

    2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.

    Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП — как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

    На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.

    Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.

    3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:

    • с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
    • в соответствии с локальными нормативами, регулирующими оборот кадровых документов.

    Если работникам выдается расчетный лист, не прошедший установленную законом и локальным нормативом процедуру утверждения работодателем, то его выдача приравнивается к невыдаче (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). В этом случае в отношении работодателя могут быть применены штрафные санкции.

    Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?

    Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.

    Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:

    1. Расчетный месяц.

    2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.

    3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:

    • об окладе;
    • о надбавках;
    • о премиях.

    4. Сведения об НДФЛ.

    5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).

    6. Сведения о выданных авансах.

    7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).

    Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.

    Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

    Оставить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *