Цели командировок примеры

Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.

Успех командировки руководителя во многом зависит от того, насколько комфортно он будет чувствовать себя во время деловых встреч и переговоров, а также во время переездов между пунктами назначения.

Поэтому секретарь должен поэтапно и детально проду­мать подготовку деловой поездки своего руководителя.

План подготовки командировки руководителя:

  1. Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы встречи, места посещения, координаты представителей прини­мающей стороны.

  2. Разработать проект программы пребывания, согласовать его с руководителем и с принимающей стороной.

  3. Заказать билеты, в том числе — обратные.

  4. Забронировать номер в отеле.

  5. Составить контрольный список необходимых для поезд­ки личных и служебных документов.

  6. Подготовить документы по списку.

  7. Вместе с руководителем проанализировать подготов­ленные документы, доработать их, если будут замеча­ния, сделать несколько ксерокопий документов, оста­вить себе по одной ксерокопии каждого документа.

  8. Оформить выездные документы руководителя, выписать ему командировочное удостоверение.

  9. Сделать ксерокопии заграничного паспорта и страхово­го медицинского полиса руководителя, оставить себе по одной ксерокопии каждого документа.

  10. Подготовить бланки документов, визитные карточки, блокнот, ручку и другие необходимые руководителю принадлежности.

  11. Продумать список подарков и сувениров, приобрести их.

  12. Получить указание руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.

  13. В случае необходимости отменить встречи руководи­теля, назначенные на дни его пребывания в командиров­ке.

  14. За день до отъезда сделать контрольный звонок предста­вителю принимающей стороны и спросить, нет ли изме­нений в программе пребывания.

  15. Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.

  16. Организовать проводы руководителя (лично или отдав распоряжение водителю), подтвердить принимающей стороне его отбытие (например, сообщить номер рей­са, время вылета, название авиакомпании, ориентиро­вочное время прибытия).

  17. Организовать встречу руководителя по возвращении.

  18. К возвращению руководителя подготовить информа­цию о событиях, которые возникли во время его отсут­ствия. План подготовки командировки руководителя может варьироваться в зависимости от масштаба организации и должностных обязанностей секретаря.

Предварительная программа командировки обычно со­держит следующую информацию:

  • расписание на каждый день командировки (точное вре­мя, день, месяц отправления и прибытия на вокзалы и аэропорты, деловые встречи, культурные мероприя­тия, деловые и неформальные визиты);

  • список запланированных деловых встреч руководите­ля;

  • информацию о гостиницах, где забронированы номе­ра;

  • адреса всех посещаемых мест и проезд к ним;

  • имена и фамилии лиц и названия организаций, с кото­рыми планируется установить деловые связи (эта инфор­мация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, в ней указываются названия организаций и деловых партнеров, адреса, телефоны, а в некоторых случаях — и более подробная информация

Подготовка предварительной программы

Подготовка предварительной программы обычно начи­нается с перечисления фиксированных или так называ­емых «критических» событий (время и место проведе­ния которых заранее жестко определено).

В зависимости от фиксированных событий следует пла­нировать весь график деловой поездки руководителя.

При организации длительной (продолжительностью от 2-3 дней) поездки руководителя секретарю следует составить две программы: подробную и краткую.

В подробной программе поездка руководителя должна быть расписана детально.

Краткая программа по сути представляет собой план-схему поездки, в ней указывается время, имена, телефо­ны, адреса. Ее рекомендуется оформлять на маленьких ка­таложных карточках — обычно по одной карточке на один день поездки, для того чтобы руководитель мог каж­дый день класть по одной карточке в бумажник или кар­ман.

Для составления предварительной программы поезд­ки руководителя могут понадобиться:

  • справочные данные о разнице во времени в разных стра­нах и городах;

  • расписание воздушного и железнодорожного транспор­та;

  • информация об отелях города или страны.

В зависимости от специфики и размера предприятия се­кретарю иногда требуется составлять несколько экземп­ляров предварительной программы деловой поездки ру­ководителя.

Если командировка руководителя внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же возникли проблемы или срочные вопросы, которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе полученных указаний организовать их исполнение.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше внимания вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.п. При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Контрольные вопросы по теме

Что такое цель командировки

Цели поездок работников, занимающих различные должности, будут отличаться: задачи инженера и бухгалтера определенно не могут быть одинаковыми. Цель командировки в командировочном удостоверении и примеры ее оформления, приведенные далее, помогут правильно составить документы, связанные с выездом.

Законодательство РФ регулирует вопросы, связанные со служебными выездами, в таких нормативных актах, как:

  • ТК РФ, глава 24, в частности, статья 166, определяющая правовую регулировку проблем, относящихся к тематике;
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, устанавливающее подробно алгоритм направления в командировки и определение их результативности;
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, содержащее формы приказов по направлению в командировки.

Задание составляется в соответствии с производственными потребностями. Правильные формулировки дадут возможность работодателю не рисковать тогда, когда поставленная цель не достигнута. Например, задание «подписать соглашение о взаимодействии» звучит ясно, а вот «оценить возможность подписать соглашение о взаимодействии» может иметь отрицательный результат, а цель будет достигнута.

Таким образом, цель поездки — это четкий детальный перечень задач, подлежащих исполнению работником, направляемым по решению работодателя для выполнения конкретных функций вне места нахождения нанимателя.

Обязательна ли цель командировки

С 2015 года внесены поправки в Постановление 749, по которым законодатель впрямую не определил в качестве обязанности работодателя установку целей поездки. Это значит, что руководитель может не ломать голову над формулировками служебного задания с указанием целей выезда, и задача типа «направляю разобраться» может быть дана в устной форме. Соответственно, отменено командировочное удостоверение.

В связи с этим актуальным становится вопрос необходимости указывать цель. При отсутствии последней могут возникнуть отрицательные последствия для любой из сторон трудовых правоотношений, к примеру, отказ в оплате командировочных и наложение дисциплинарного взыскания (в случае, когда человек поехал для выполнения определенных задач нанимателя, он должен предоставить детальный отчет). Ошибочные формулировки или отсутствие цели как таковой может повлечь признание выезда контролирующими органами недействительным, как следствие — обложение затрат НДФЛ и страховыми выплатами.

Следовательно, предпочтительным для работодателя вариантом является наличие оформленного задания.

Что это такое

Общее понятие цели командировки для рабочего регламента – это выполнение служебных обязанностей соответственно должности представителя организации с целью улучшить процесс развития предприятия.

Основанием в документальном виде для такого процесса является распоряжение от самого руководителя в форме составленной служебной записки.

Целями командировок нельзя признать осуществление каких-либо должностных обязанностей в пути следования к месту назначения по командировочному приказу.

Работа только по прибытию на место назначения будет признаваться выполнение целей и задач по командировке.

Ранее, до января 2019 года (на основании постановления правительства России № 1595 от 29 декабря 2019 г.), цель излагалась строго в служебном задании.

Теперь, уже почти как год, цели полагается прописывать в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по форме № Т-9, Т-9а, а также в произвольном вариант (ч. 1 ст. 8 и ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Такое правило рекомендуется выполнять согласно п. 3 Положения о командировках. Хотя это не обязанность кадровика, главное, чтобы была служебная записка и согласие работника поехать в командировку, оформленное заявлением.

Некоторые бухгалтеры негосударственных юридических образований пользуются разрешением Роструда (три письма – № 2-ТЗ от 9 января 2013 г., № ПГ/1487-6-1 от 14 февраля 2013 г. и № ПГ/10659-6-1 от 23 января 2013 г.) издавать приказы в произвольной форме, где и цели могут прописывать в самом тексте документа.

Какие бывают

Как крупные, так и мелкие компании могут использовать командировкик для того, чтобы улучшить качество работы своих подчиненных, перенять опыт высококвалифицированного специалиста, расширить сферу влияния своего предприятии, заручиться сотрудничеством и подписать стоящие договора и т.д.

Каковые бы ни были цели, их можно разделить на общие служебные поездки и профильные. К общим относятся следующие цели и задачи, которые возлагаются для выполнения на командируемого:

  • закупка сырья, товаров, оборудования или комплектующих;
  • ведение переговоров для заключения договора между предприятиями – для подчиненных, работающих с клиентами, являющимися юридическими лицами, для начальников отделов и директоров компании;
  • решение юридических и правовых спорных вопросов с привлечением специалиста – юриста компании;
  • маркетинговые исследования на новых перспективных для предприятия территориях;
  • завоевание рынков и иное развитие бизнеса;
  • участие в научно-исследовательской конференции, тесно связанной с работой учреждений, организации или предприятия;
  • когда требуется перенять навыки и умения от каких-либо специалистов другой фирмы или компании, тогда цель командировки обмен опытом.

Если на предприятии практикуются регулярные поездки и даже имеется свой график командировок, то обычно в такой организации есть необходимость осуществлять какие-либо проверки работы своих филиалов.

Или же есть партнерские договора с другими фирмами, которые предполагают регулярное присутствие специалиста, оказывающего услуги по договору сотрудничества.

Так, к узко профильным командировочным поездкам можно отнести следующие направления:

  • проверка качества работы структурных подразделений крупного холдинга или корпорации в других регионах России;
  • проведение внутриучетной бухгалтерской, аудиторской, кадровой, технической или иной проверки;
  • передача знаний молодому поколению специалистов предприятия;
  • плановое обслуживание оборудования на филиалах этого же предприятия, либо на территории организации, заказавшего такую услугу (к примеру, наладка станочного оборудования в цехах мебельной фирмы);
  • осуществление обязанности водителя при перевозке сотрудника в командировку, когда перемещение с основного места работы в другой пункт происходит на служебном транспорте – в этом случае командируются два человека – водитель и сотрудник, генеральный директор.

Целями может быть также подготовка к открытию нового подразделения, отделения компании, филиала или дочернего предприятия.

Точно так же и при реструктуризации или ликвидации какого-либо филиала предприятия иногда приходится отправлять бухгалтера или юриста в другой регион, где находится отделение или филиал.

Это делает обычно для того, чтобы могли бы быть проведены все проверки, подготовлены в надлежащем виде отчеты и другие документы.

Можно ли отказаться от командировки в другой город, вы можете узнать в статье: как отказаться от командировки.

Как оформить командировку в выходной день, описывается в этой статье.

Примеры

Примерами целевых командировочных назначений могут послужить следующие варианты, которые можно распределить в сводной обзорной таблице:

Должность Примеры ситуаций Цель командировочной поездки
Руководительпредприятия Открытие новогопроекта. Переговоры с подрядчиками и другими поставщиками товаров и услуг с целью заключения с ними долгосрочных контрактов.
Участие в ходе ревизионной проверки филиала. Когда выявлены серьезные нарушения в ходе проверки сотрудниками КРУ на подразделении предприятия, находящемся в другом городе или регионе, и требуется присутствие руководителя по урегулированию всех спорных ситуаций и моментов.
Поиск новых возможностей для развития бизнеса. Встречи с потенциальными партнерами существующего предприятия, или задачи создать и реализовывать новые бизнес проекты.
Открытие нового структурного подразделения, отделения или филиала. Например, если в соседнем городе открывается еще один завод, входящий в концерн или корпорацию.
Главный бухгалтер организации Проверка бухгалтерии в филиале или подразделении. Проведение плановой проверки внутриорганизационного учетного бухгалтерского контроля над правильным ведением налогового и бухгалтерского учета и отчетности.
Учет, аудит и создание новой базы данных на новом дочернем предприятии. Если руководитель еще не успел нанят бухгалтера для нового дочернего предприятия, то он может командировать для подготовки бухгалтерской основы и ресурсной базы данных.
Посещение для приемки дел. Когда бухгалтера переводят на другую должность или на другое рабочее место, которое находится в другом городе, то ему придется какое-то время поездить туда, чтобы принять все дела, отчеты и материальные ценности.
Повышение уровня квалификации в другом регионе. Приезд на какую-либо всеобщую конференцию, значимую для будущего предприятия и его правильного ведения бухгалтерского учета.
Начальник отдела кадров Обмен опытом и знаниями с другим кадровым специалистом. Приезд в другой город, где опытный кадровик, делиться всеми секретами и знаниями в отношении кадрового делопроизводства и трудового законодательства.
Смена места работы по переводу начальством подразделение фирмы, находящееся в другом городе. Передача кадровых дел для начальника отдела кадров также как и для бухгалтера не всегда может происходить в один день, если сотрудник назначается из другого города.
Юрист компании Разрешение споров по земельным вопросам для филиала компании, где нет своего юриста. Если появились какие-то разногласия в отношении оформления земельного участка под строительство будущего здания филиала компании, тогда юриста могут отправить для урегулирования подобных дел.
Главный менеджер отдела продаж Переговоры по поставкам товаров и заключение договоров. Встречи с поставщиками или производителями по вопросам заключения договоров по своевременной поставке товаров.

По большому счету все цели, которые имеют прямое отношение к служебным обязанностям и развитию бизнеса, рабочему процессу предприятия, все это может служить поводом для отправки человека в другой город или регион на короткий или длительный срок.

Так, цель командировки юриста примеры может показывать, какие угодно – от получения дополнительного образования или обмена опытом на другом предприятии, до судебных разбирательств и надлежащего нотариального оформления лицензии на осуществление той или иной деятельности филиала предприятия.

То же самое можно сказать и о других сотрудниках, которых понадобилось отправлять в поездку на другое рабочее место, где требуется временно выполнить свои обязательства в рамках трудового соглашения и в интересах предприятия.

Бухгалтер

Главный бухгалтер или просто бухгалтер на любой фирме или в организации юридической формы собственности – это всегда материально ответственное лицо, которое отвечает за разные ценности – материальные, имущественные, денежные.

Это говорит о том, что такой человек подотчетен в своем труде только на основном месте своей работы.

Именно поэтому зачастую компании, отправляющие своего бухгалтера в дочернюю или партнерскую компанию в другой город для формирования и подписания отчетной, а также платежной документации, практикуют оформление трудового договора по совместительству.

Трудовое законодательство не ограничивают граждан, на скольких рабочих местах они могут быть одновременно оформлены (ст. 282 ТК РФ).

А потому если бухгалтеру придется пребывать в командировке около месяца и более, тогда его трудовую деятельность в другом регионе страны или городе можно оформить в порядке совместительства.

Но командировки могут оформляться также и договором подряда ( (ст. 7 закона № 129-ФЗ от 21.11.1996 г., отредактированного 30.06.2003 г.).

Особенно, это касается тех ситуаций, когда бухгалтера хочет нанять совсем другая фирма, при согласии его начальства. Тогда оформляется командировка, а на месте прибытия фирма оформляет краткосрочный договор подряда.

Однако по такому договору бухгалтеру нельзя будет подписывать платежные и отчетные документы, а также сдавать и в налоговую не по месту своей прописки и основной работы Письмо ФНС РФ 8-11/18431 от 07.04.2003 г.).

Водитель

Если должность предполагает выполнение своих обязательств по трудовому договору, которые легко можно признать разъездной работой, тогда эти обязанности не считаются командировками.

Ведь они являются неотъемлемой частью профессии и должности (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Это относится к водителям, должностной обязанностью итак является непосредственное нахождение за рулем.

Но это только в пределах региона или той территориально-административной единицы местности, где зарегистрирован и проживает такой работник.

В случае, когда водителю необходимо покинуть регион или населенный пункт, где находится его контора, и нужно отвезти своего начальника в командировку, туда и обратно, на водителя в общем порядке оформляется приказ формы № Т-9 (ст. 166 ТК РФ).

Командирование водителей грузового транспорта осуществляется на тех же условиях, только их целью будет доставка грузов и принятие дорожно-транспортных накладных в соответствующем порядке.

Цели командировок не имеют фиксированного перечня в законодательных актах или кадровом делопроизводстве.

Они всегда будут отличаться между собой по назначению, должностным и обстоятельствам, которые требуют разрешения при помощи отправки сотрудника в другой город. Поэтому есть просто общие категории целей, по которые подходят более детальные случаи.

Но цель всегда должна указываться либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку, в независимости от того, кого направляют в поездку.

Служебное задание на командировку рассматривается в статье: служебное задание на командировку.

Про возвращение из командировки позже срока .

Как указывается командировка в выходной день в табеле учета рабочего времени, вы можете .

>Как правильно сформулировать цель командировки

Цель командировки — что это такое и где указывается

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование прописано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия.

Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Рога и копыта»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Рога и копыта»» подразумевает отрицательный результат как один из вариантов достижения цели.

Какие бывают цели

Цели рабочей поездки могут носить различный характер и условно разделяться на универсальные и специальные:

  1. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании и могут включать в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов.
  2. Специальные цели могут быть различного характера и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например, участие в судебном деле.

Важно отметить, что любая цель должна носить конкретный характер и содержать в своей формулировке полную информацию о задании, то есть быть конкретизированной.

Цель командировки и примеры:

  • участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров);
  • представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
  • проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Цель для командированного лица также может быть прописана в служебном плане рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает данный документ. Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним.

Кроме задания, план должен содержать информацию о месте или организации, куда был направлен сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность командировки.

Образец плана командировки

На основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившего в законную силу с 08.01.2015, составление командировочного удостоверения перестало быть обязательным и требуется только в том случае, если это прописано в локально-нормативных актах самого предприятия. В данном случае цель командировки в командировочном удостоверении и примеры вы можете посмотреть выше.

Нужно ли составлять?

Трудовое законодательство, действующее на территории РФ, устанавливает определенные правила и требования, выдвигаемые по отношению к рабочим поездкам – командировкам.

Данной теме в Трудовом Кодексе РФ посвящено несколько статей, в том числе 166, 167, 168. Информация о рабочих поездках присутствует также в Налоговом законодательстве.

В командировочном плане отражаются цели, для выполнение которых трудящийся отправляется в рабочую поездку.

Следует отметить, что документ указанного образца не относится к категории обязательных. Из этого можно сделать вывод, что план оформляется по усмотрению руководителя предприятия.

Цель поездки может указываться в приказе, на основании которого работник направляется работодателем в командировку.

В общих чертах можно сказать, что план и программа командировки предназначены для облегчения работы сотрудника в поездке.

Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного руководителем порядка действий.

План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько.

В таких случаях воспринимать информацию значительно проще.

В последующем работодатель не имеет права потребовать отчета о выполнении работы, не указанной в плане.

Важно отметить, что необходимость оформления данного документа для отдельных категорий трудящихся граждан отражена в приказе МВД РФ №1150, Росимущества №51, Судебного департамента № 152.

Для остальных категорий работников информация о необходимости составления плана должна указываться в локальных актах предприятия.

Как оформить рабочую программу и график работы?

Программа и график работы в командировке разрабатывается руководителем командированного сотрудника или лицом, назначенным в качестве ответственного.

Технология оформления бумаги указанного характера в каждой компании может использоваться своя. Информация по этому поводу должна отражаться в распорядительной документации предприятия.

В большинстве случаев все работодатели отражают стандартные данные. В ситуации с планом рабочих поездок в качестве таковых выступают следующие сведения:

  • длительность командировки, дата ее начала и окончания;
  • местность, в которую отправляется командированный сотрудник;
  • сведения о принимающей стороне – наименование фирмы, находящейся в другой местности;
  • цели служебной поездки – их может быть неограниченное количество;
  • должность работника, отправляющегося в служебную поездку, его инициалы;
  • основная часть.

Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок:

  • вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;
  • срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного;
  • результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д..

После таблицы должна располагаться подпись руководителя, подготовившего программу. Указывается дата оформления.

После этого с содержимым документа ознакамливается сотрудник, для которого составлен план. При отсутствии вопросов он оставляет в документе свою подпись.

Краткий пример для менеджера по продажам

Примерная структура плана командировки для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:

ПЛАН

командировки

  • Длительность рабочей поездки — 5 дней. С 10 по 14 ноября 2018 года.
  • Принимающая сторона – компания «Торговые сети», город Санкт-Петербург, улица Ленинская, строение 4.
  • Цель командировки – заключение договора на поставку продукции.
  • Командированный сотрудник – менеджер по продажам – Анисимова Людмила Сергеевна.
  • Содержание рабочей поездки

Мероприятие, подлежащее выполнению

Длительность выполнения

Желаемый результат

Встреча с поставщиком для обсуждения деталей сотрудничества

1 день

Принятие единого решения

Заключение договора на поставку

1 день

Подписание необходимой документации

Руководитель предприятия: Саленко А.Е., подпись

С планом командировки ознакомлен: Анисимова Л.С., подпись

8 ноября 2018 года

Скачать образец плана и графика работы в командировке – word.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *