Выдача средств под отчет

Заявление от сотрудника стало необязательным

Ранее единственным способом предоставления работнику подотчетных сумм являлась заявка от сотрудника, подтвержденная письменным согласием руководителя. Теперь заявление от сотрудника для выдачи денежных средств под отчет стало необязательным.

С вступлением в силу изменений юрлица могут выдавать деньги под отчет, основываясь на распоряжении руководителя в письменной форме. ЦБ РФ не уточнил вид данного документа, а значит, он может составляться в свободной форме. Но обязательными требованиями остается: сумма, подлежащая к выдаче, срок, подпись ответственного лица (руководителя) и дата. Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, который раскрывает порядок ведения кассовой дисциплины.

Но стоит заметить, что выдавать денежные средства можно и на основании заявления самого сотрудника.

Преимущество юрлиц состоит в выборе формы использования документа. Запрета на использование одновременно двух форм нет. С одной стороны, отказ от заявления сотрудника облегчает работу бухгалтерии. Процесс предоставления денежных средств под отчет раньше включал составление заявления сотрудником, визирование от руководителя, проверку в бухгалтерии на наличие всех пунктов, а также исправление ошибок. А с другой стороны выплата на основании распорядительного документа не требует обязательного письменного подтверждения ознакомления сотрудником. Но рекомендуется требовать подпись работника как доказательство об изучении документа.

Неотъемлемым плюсом в нововведении является выдача авансов сразу нескольким сотрудникам. В данном случае достаточно одного письменного распоряжения руководителя с перечнем лиц для осуществления выдачи средств.

Также не запрещается использовать выдачу средств на основании приходно-кассового ордера и (или) перечислять на карточку сотрудника деньги под отчет. В заявке сотрудника или приказе при перечислении денег на карту обязательно должны содержаться реквизиты банковской карты. В назначении платежа следует указать, что денежные средства перечисляются под отчет. Это необходимо для того, чтобы при проверке налоговые органы не засчитали данные суммы в доход сотрудника и не удержали из них НДФЛ.

Для структурированности и единообразия порядка выплаты подотчетных сумм рекомендуется внести в учетную политику формы документов, которые будут служить базой для определения выдачи, а также зафиксировать способы перечисления.

Выдача денег при непогашенной задолженности

Также теперь деньги можно выдавать при непогашенной задолженности за предыдущие полученные авансы.

Ранее действовало правило, что сотрудник мог получить под отчет денежные средства, если за ним не числилась задолженность по ранее полученным авансам. Сотрудник должен был полностью погасить долги на основании составления авансового отчета, предоставления подтверждающих документов и только после этого получить новую сумму под отчет. За неисполнение данного пункта налоговые органы вправе были применить штраф до 50 000 руб.

Сейчас данное правило отменено, и нет оснований не выдавать авансы под отчет, даже если есть долги по предыдущим выдачам. На данном этапе необходимо дополнительно отслеживать задолженности по каждому сотруднику и требовать отчетность за полученные деньги. Сроки предоставления отчетных документов устанавливаются юрлицом самостоятельно. После истечения трех дней установленного срока сотруднику необходимо отчитаться за выданные суммы. Накапливать долги нецелесообразно, так как налоговые органы при обнаружении сумм, по которым нет отчетных документов, могут удержать с них НДФЛ. Работодатель вправе удержать данную сумму из заработной платы сотрудника при непредоставлении отчетности в срок, но только с его письменного согласия.

Законодательные акты не запрещают варьировать использование новых поправок в действующей кассовой дисциплине. Например, можно в положении о подотчетных деньгах запретить выдавать авансы, если за сотрудником числятся долги, или указать допустимые ограничение по сумме задолженностей, при которой выдача запрещена. Допустим, если за сотрудником числится задолженность более 5 000 руб., то новую сумму он сможет получить только после предоставления полного отчета по ранее полученным авансам.

Обратите внимание на суммы под отчет

Изменений по суммам выдачи средств под отчет не произошло, однако нужно быть внимательнее к суммам расчета наличными с юрлицами, если деньги для этого выдаются под отчет сотруднику.

Юрлицо имеет право выдавать под отчет своим сотрудникам любые суммы – ограничения законодательством не предусмотрены. Но работодатель должен учитывать, что наличные расчеты между юрлицами ограничены и не должны превышать более 100 000 руб. по одному договору.

Если юрлицо захочет приобрести товар или услугу за наличный расчет от своего лица и выдаст аванс сотруднику более 100 000 руб. для осуществления покупки, то произойдет нарушение кассовой дисциплины. По данному пункту предусмотрен штраф в размере 50 000 руб. При такой сделке выдавать деньги под отчет можно в сумме до 100 000 руб. Поэтому осуществлять крупную покупку за наличный расчет необходимо по нескольким договорам и в предусмотренной законодательством сумме лимита.

Пример

Компания «Бухгалтер» хочет приобрести компьютерное оборудование у компании «Поставщик». А именно: монитор – 25 600 руб., системный блок – 55 200 руб., блок питания – 16 000 руб., клавиатура и мышь – 5660 руб., за наличный расчет в общей сумме 102 460 руб.

Чтобы не нарушить кассовую дисциплину, необходимо заключить два договора от имени компании «Бухгалтер». И тогда факт покупки не будет противоречить законодательству.

Следует отметить, что лимита по наличным расчетам между физическими и юридическими лицами не существует. Поэтому сотрудник может приобрести товар, услуги от своего имени, в этом случае соблюдать ограничение в пределах 100 000 руб. не надо.

1.3.Порядок выдачи денежных средств под отчет.

Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014г. является одним из основных документов, регламентирующих вопросы, касаемые расчетов с подотчетными лицами. Согласно этому указанию длявыдачи наличных денег работнику под отчет (далее подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.1

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетнымилицами.

Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во-вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.

Кроме того, выдача под отчет по безналичному расчету, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Денежные средства могут выплачиваться как на корпоративную банковскую карту, так и на зарплатную.

Корпоративная карта — это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках. Чтобы оформить корпоративную карту, организации нужно заключить договор с банком. Выдается такая карта конкретному физическому лицу (обязательно сотруднику организации), указанному в заявлении о выдаче банковской карты. Совершение платежа при помощи корпоративной карты означает выдачу денежных средств под отчет, соответственно, за всю истраченную сумму сотрудник обязан отчитаться. Одно из преимуществ применения корпоративных банковских карт — у бухгалтера нет необходимости снимать наличные денежные средства с расчетного счета, приходовать их в кассе и выдавать под отчет. В кассовой книгеоперации по перечислению денежных средств на банковскую карту не отражаются, так как в кассу организации они не поступают. Другим преимуществом применения корпоративной карты являются снижение рисков, связанных с перевозкой наличных денежных средств, упрощение контроля за использованием денежных средств (можно подключить смс-оповещение), автоматическая конвертация валюты при расчетах сотрудника за рубежом.

Производя выплаты на корпоративные карты, организации необходимо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими величину расходов. (Проверить размер потраченных средств бухгалтер может на основании отчета, представляемого банком по каждой корпоративной карте.)

Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным. В первом случае (при использовании «рублевой» корпоративной карты) валютный счет можно не открывать, при этом сотрудники могут применять данную карту и за пределами РФ, банк просто будет конвертировать необходимую сумму.

Если сотруднику, командированному на территорию иностранного государства, денежные средства на командировочные расходы перечисляются на банковскую карту в рублях, он снимает их и самостоятельно приобретает на них валюту, величину командировочных расходов следует определять исходя из истраченной суммы в валюте, а также исходя из первичных документов на покупку валюты по курсу обмена (ПисьмоМинфина России от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347). Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа, следует применять курс Банка России, действовавший на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина России от 31.03.2011N 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011N КЕ-4-3/4408).Если денежные средства выдаются в иностранной валюте — это не нарушение валютного законодательства: выдача юридическим лицом — резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы РФ, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы разрешена Федеральнымзаконом «О валютном регулировании и валютном контроле» №173 от 10.12.2003 г. и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.

Минфин не запрещает перечисление денежных средств командированному лицу на зарплатную карту (ПисьмоМинфина от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966). Более того, он рекомендовал минимизировать наличное денежное обращение путем ведения безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт работников (ПисьмоМинфина от 05.10.2012 N 14-03-03/728). А совместнымписьмомМинфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 сообщили, что считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций, открытые в рамках «зарплатных» проектов, в целях оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. Однако, перечисляя денежные средства командированному сотруднику под отчет на такую карту, нужно тщательным образом оформить все первичные документы: целесообразно, чтобы сотрудник написал заявление с просьбой перечислить ему денежные средства, а руководитель издал приказ о перечислении средств под отчет на зарплатную карту.

При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты или корпоративные карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

  1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.

  2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.

  3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

Наличные деньги могут выдаваться под отчет, например, на следующие виды расходов:

-на хозяйственно-операционные расходы (в том числе на приобретение ГСМ и представительские расходы);

-на командировочные расходы;

-на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

-на расходы уполномоченных предприятий и организаций;

-на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *